München:
100 Tage E-Akte


[8.6.2021] Nach 100 Tagen zieht das für die Digitalisierung der Münchner Stadtverwaltung zentrale Umsetzungsprogramm E-Akte Bilanz. Als Voraussetzung für gutes Gelingen wurde eine effiziente Projekt­organisation geschaffen.

Das Programm E-Akte der Stadt München umfasst drei Projekte. Im Dezember 2020 war es so weit: Nach umfassenden Abstimmungen lag ein fundiertes Konzept als Blaupause für die Einführung der E-Akte in München bis Ende 2025 vor. Sofort nach den Weihnachtsferien ging es in die Umsetzung und am 21. April 2021 waren die ersten 100 Tage im Projekt „IT-Standard E-Akte“ vorbei, berichtet die bayerische Landeshauptstadt. Als erste Voraussetzung für gutes Gelingen sei eine effiziente Projekt­organisation geschaffen worden. Das Vorhaben sei als Programm E-Akte aufgesetzt und werde vom Strategiebereich des IT-Referats geleitet. Auftraggeber sei IT-Referent und CDO Thomas Bönig. Das Vorhaben sei in die drei Bereiche IT-Standard, Technische Basis und Input-Output-Management unterteilt.

Erforderliche Infrastruktur

Aus der Technikperspektive betrachtet ist die E-Akte ein IT-Service, der etabliert und betreut werden muss, heißt es im Bericht der Stadt. Unter anderem finden deshalb intensive Planungen zur Bereit­stellung der erforderlichen Infrastruktur statt. Es gehe darum, welche Server mit welcher Kapazität benötigt und wie die zahlreichen in der Verwaltung eingesetzten Fachverfahren angebunden werden.
Dazu definiere das Projekt-Team die künftigen Entwicklungs- und Betriebsabläufe. Von Anfang an gehe es außerdem darum, sich auf künftige Release­-Wechsel optimal vorzubereiten: Wie müssen fachliche und technische Tests zusammen­spielen, damit Funktions- und Sicherheits-Updates später störungsfrei ablaufen?

Input- und Output-Management

Die Fragestellung im Input-/ Output-Management kommt der Stadtgesellschaft sehr nahe, heißt es im Bericht weiter. Denn es gehe um die Schnittstellen in der Kommunikation zu und mit der Verwaltung der Landeshauptstadt. Thema sei, wie die Online-Formulare, E-Mails, Briefe und anderer Input in die E-Akte-Abläufe eingehen und wie der Output aussehe, also die Antworten, Informationen, Bescheide.
Nicht zuletzt sei die Integration des In- und Output-Management in alle relevanten digitalen Systeme zu gewährleisten – zum Beispiel in SAP für die E-Rechnung oder das noch zu realisierende München Portal der Zukunft, das alle Online-Services für die Landeshauptstadt bündeln wird. Ziel seien vollständig digitale Ende-zu-Ende-Prozesse ohne jegliche Medienbrüche, mit denen Daten und Dokumente transparent und verlässlich in E-Akten abgelegt werden.

Komplett digitalisierte Abläufe

Eine weitere Aufgabe im Projekt sei die Digitalisierung zahlreicher Bestandsakten, damit Vorgänge aus der Vergangenheit nicht verloren gehen. Für komplett digitalisierte Abläufe müssten zudem digitale Signaturen in die E-Akte eingebunden werden, die hand­schriftliche Unterschriften ersetzen. Auch an dieser Umstellung hin zu einem tragfähigen und belastbare Konzept auf Basis moderner Standards sei in den ersten 100 Tagen intensiv gearbeitet worden.
Ebenso wichtig für das Gelingen des Programms E-Akte sei die aktive Gestaltung des damit einhergehenden Wandels. CDO Thomas Bönig betone daher immer wieder: Die E-Akte bringt mit den damit einhergehenden Veränderungen der Arbeitsweisen viele Chancen, die Arbeitswelt modern, effizient und komfortabel zu gestalten.

Absicherung der Beschäftigten

Dabei rücken laut Angaben der Stadt gemeinsame Ziele in den Vordergrund. Berührungs­punkte gebe es etwa mit dem Programm neoHR und anderen Projekten, die an neuen Arbeitswelten arbeiten. Ein Meilenstein sei in diesem Zusammenhang die Absicherung der Beschäftigten durch die Digital Charta gewesen.
Das Social Intranet sei für die interne Kommunikation zur E-Akte eine sehr gute Basis. Herzstück sei der Arbeitsraum E-Akte, der allen Beschäftigten offenstehe und vieles zusammen­führe: Grundlegende Informationen zu Ausgangssituation, Zielbild, Rahmen­bedingungen und nicht zuletzt den Menschen, die hier aktiv seien. Es wird regelmäßig über Aktuelles informiert, es kann Feedback gegeben und diskutiert werden. Auf diese Weise habe sich auch das Veränderungs­management in den ersten 100 Tagen gut aufgestellt. Gut so, denn die Umsetzung der E-Akte brauche das aktive Engagement der Mitarbeiter, heißt es aus München. (co)

https://muenchen.digital

Stichwörter: Dokumenten-Management, E-Ake, München

Bildquelle: LHM RIT

Druckversion    PDF     Link mailen



Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich Dokumenten-Management
Landkreis Börde: Analog war gestern Bericht
[31.5.2021] Der Landkreis Börde will bis Mitte 2022 in der gesamten Verwaltung ein Dokumenten-Management-System einführen. In einem ersten Schritt wird derzeit das Sozialdezernat auf die elektronische Aktenführung umgestellt. mehr...
Landkreis Börde: Virtuelle DMS-Vertragsunterzeichnung.
Kreis Traunstein: Schluss mit Papierkram Bericht
[27.5.2021] Innerhalb von sechs Jahren wurden im Kreis Traunstein alle Fachbereiche der Verwaltung an ein Dokumenten-Management-System (DMS) angebunden. Es sorgt nun für ­effiziente und strukturierte Arbeitsprozesse. mehr...
Betreute die digitale Umstellung: Die Projektgruppe DMS des Landratsamts Traunstein.
E-Akte: Effizient im Homeoffice Bericht
[25.5.2021] Auf Dokumente zugreifen, Anträge bearbeiten, Vorgänge abschließen – seit über einem Jahr müssen viele Verwaltungsmitarbeiter ihren Job wegen der Corona-Krise von zu Hause aus erledigen. Die elektronische Aktenführung ist eine wichtige Voraussetzung dafür. mehr...
Elektronische Aktenführung erlaubt den mobilen Zugriff auf Dokumente.
Dokumenten Management: Mit Erfolg zur E-Akte Bericht
[6.5.2021] Damit komplexe Digitalisierungsprojekte wie die Umstellung auf die elektronische Aktenführung zum Erfolg werden, sollten Kommunalverwaltungen eigens dafür geschultes Personal bereitstellen. Nebenbei lassen sich solche Vorhaben nicht stemmen. mehr...
Bei der E-Akteneinführung strategisch vorgehen.
Antragsmanagement: Gemeinsam denken Bericht
[27.4.2021] Innerhalb von nur drei Monaten wurde in der Gemeinde Krummhörn eine automatisierte Gästebeitragsanmeldung eingeführt. Realisiert hat das Projekt die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) gemeinsam mit ihren Partnern Form-Solutions und SmartDocuments. mehr...
Zusammenspiel für die automatisierte Gästebeitragsanmeldung in Krummhörn.
Suchen...

Aktuelle Information des Verlags


In Zeiten der Corona-Pandemie werden wir aktuelle Ausgaben von Kommune21 allen Interessierten bis auf weiteres kostenfrei digital zur Verfügung stellen. Weisen Sie bitte auch Ihre Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice auf diese Möglichkeit hin.

Wir haben an dieser Stelle eine Bitte an Sie:
Die gegenwärtige Situation macht einmal mehr deutlich, wie wichtig das Thema Digitalisierung auch in Ihrer Verwaltung, Behörde oder Schule ist. Kommune21 berichtet seit 20 Jahren über alle wichtigen Themen der IT-gestützten Verwaltungsmodernisierung und hilft, die Digitalisierung im Public Sector transparent und besser zu gestalten. Bitte prüfen Sie über Ihre Buchhaltung, ob Sie bereits ein reguläres Abonnement von Kommune21 haben. Wenn nicht, dann freuen wir uns, wenn Sie gerade in diesen Zeiten ein Abonnement in Betracht ziehen. Danke!

Kommune21, Ausgabe 6/2021
Kommune21, Ausgabe 5/2021
Kommune21, Ausgabe 4/2021
Kommune21, Ausgabe 3/2021

Ausgewählte Anbieter aus dem Bereich Dokumenten-Management:
IT-Guide PlusDATEV eG
90429 Nürnberg
DATEV eG
DSV Service GmbH
70565 Stuttgart
DSV Service GmbH
KID Magdeburg GmbH
39104 Magdeburg
KID Magdeburg GmbH
Corel GmbH
63755 Alzenau
Corel GmbH
Aktuelle Meldungen