[28.11.2019] Der Kreis Recklinghausen schätzt an seinem digitalen Sitzungsdienst insbesondere die Anwenderfreundlichkeit. Eine Sonderentwicklung erlaubt eine vollständige Sitzungsleitung über Tablet oder Laptop.

Bereits seit dem Jahr 2007 nutzt die Kreisverwaltung Recklinghausen das Sitzungsmanagement-System more! rubin vom Unternehmen more! software, um den Gremienmitgliedern Informationsmaterial digital zur Verfügung zu stellen und den Bürgern die Möglichkeit zu geben, sich über das politische Handeln zu informieren. Zwar müssen laut der Kreisordnung Nordrhein-Westfalen nur Zeit und Ort der Kreistagssitzungen bekannt gegeben werden, im Sinne der Transparenz hatte sich Recklinghausen jedoch entschieden, weitere Daten und Termine zu veröffentlichen. Unter anderem werden Vorlagen als Vorbereitungsinstrument zur Verfügung gestellt. Mit der Lösung more! rubin hat der Kreis die erforderlichen Prozesse automatisiert, sodass die Sitzungsplanung, die Vorlagenerstellung, die Niederschrift, die Sitzungsgeldabrechnung sowie die Veröffentlichung der erforderlichen Informationen IT-gestützt ablaufen.
Seit der Einführung des digitalen Sitzungsdiensts vor über zehn Jahren hat sich einiges verändert. Insbesondere im Bereich der Veröffentlichung sind durch die Nutzung mobiler Endgeräte mit Internet-Verbindung umfangreiche Anpassungen notwendig geworden. War es früher Standard, dass Sitzungsunterlagen in gedruckter Form bereitgestellt wurden und später zusätzlich über den PC abgerufen werden konnten, können sich Rats- oder Kreistagsmitglieder durch ein Tablet oder Notebook heute viele hundert Seiten Papier in ihren Aktentaschen sparen. Auch mit Blick auf das Klima ist ein Umdenken zur Nutzung von Papierunterlagen für die Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen der kommunalen Räte und Kreistage notwendig.
Die vollständige Digitalisierung der Unterlagen bietet zahlreiche Vorteile, zum Beispiel Funktionen, mit denen schnell und einfach nach Sitzungsteilnehmern, Beschlüssen und Vorlagen gesucht werden kann. Hilfreich ist diese Funktion auch für Mandatsträger. Dadurch ist es nämlich möglich, sich auch Jahre nach der Sitzung über Beschlüsse oder Sitzungsteilnehmer zu informieren. Aktenbände in den Archiven der Verwaltungen zu durchsuchen, gehört damit der Vergangenheit an.

Zunehmende Digitalisierung

Für die Kreistagsmitglieder hat die Verwaltung in den vergangenen Jahren die technischen Voraussetzungen geschaffen, mit mobilen Endgeräten zu arbeiten. So ist in den Sitzungsräumen beispielsweise ein WLAN-Netz für den Download der Sitzungsunterlagen vorhanden. Daneben wurden Schulungen zur Nutzung der für more! rubin entwickelten DiPolis-App angeboten. Aktuell läuft die App für die Kreisverwaltung unter Android und iOS. Die Unterstützung von Windows ist seit Kurzem ebenfalls möglich. Mit der neuen Version 3.0 wurde die App in Funktionalität und Optik an die heutigen Anforderungen angepasst.
Die zunehmende Digitalisierung der politischen Informationsbereitstellung bei der Kreisverwaltung Recklinghausen lässt sich auch anhand von Auswertungen der prozentualen Steigerungen der Datenmengen von Niederschriften, Sitzungen und Vorlagen erkennen. Vergleicht man die Zahlen von Juli 2015 mit denen von Juli dieses Jahres, ist bei den Niederschriften eine Steigerung um rund 254 Prozent, bei den Sitzungen um rund 503 Prozent und bei den Vorlagen um rund 256 Prozent zu verzeichnen. Bei den Zugriffszahlen auf das Kreistagsinformationssystem sind zwischenzeitlich mit 300.000 Zugriffen insgesamt Werte im sechsstelligen Bereich erreicht. Die Bearbeitung der Sitzungsdokumente und Pflege der Stammdaten erfolgt seit Ende 2018 zentral koordiniert. Das hat zur Folge, dass alle sitzungsrelevanten Daten und Dateien den zuständigen Gremien vollständig und einheitlich bereitgestellt werden können.
Die Fachbereiche erfahren bereits zum Ende des Vorjahres, wie der Ablauf zur Bereitstellung der Informationen sein wird. So wissen sie frühzeitig, wann Informationen zu Vorlagen bereitstehen müssen, damit diese rechtzeitig alle Gremien durchlaufen können. Diese Termine werden im Sitzungsdienst hinterlegt und intern veröffentlicht. Sobald Vorlagen die internen Gremien durchlaufen haben und endabgestimmt wurden, erfolgt die revisionssichere Mitzeichnung über den Mitzeichnungslauf des Systemherstellers. Liegen die Mitzeichnungen vor, werden die Dokumente wiederum für die elektronische Bereitstellung vorbereitet und den Gremienmitgliedern entsprechend der Veröffentlichungsfristen zur Verfügung gestellt.
Durch eine individuelle Sonderentwicklung der Software für den Kreis Recklinghausen wird die digitale Darstellung der Sitzungsunterlagen künftig für die Vorsitzenden der Gremien wesentlich vereinfacht. Damit wird es möglich sein, Sitzungsmappen unkompliziert mit Vorbemerkungen auszustatten. Die Sitzungsleitung kann dann beispielsweise über Vorberatungsergebnisse, Stimmrechte oder weitere wichtige Belange informiert werden. Das ermöglicht eine vollständige Sitzungsleitung über Tablet oder Laptop.

Anforderungen der Zukunft

Künftig wird die Digitalisierung von Verwaltungsvorgängen insbesondere durch das E-Government-Gesetz noch weiter in den Fokus gerückt. Entscheidend für die erfolgreiche Digitalisierung sind oftmals die Anwenderfreundlichkeit sowie das Vertrauen in die Systeme – das gilt auch für die politischen Informationen, die vollständig barrierefrei bereitgestellt werden sollten. Durch die Modernisierung der Sitzungsdienstprogramme, der App und der Informationssysteme wird der notwendige Beitrag geleistet, um auch in Zukunft den Anforderungen der Nutzer gerecht zu werden.
Die konkreten technischen Mög­lichkeiten sind bereits jetzt absehbar: Sprachassistenten könnten beispielsweise Tagesordnungen vorlesen sowie Videos der Kreistagssitzungen zu den entsprechenden Tagesordnungspunkten der Niederschrift ergänzt werden. Weitere technische Entwicklungen bleiben abzuwarten.

Dominik Wolter ist Mitarbeiter des Fachdienstes Landratsangelegenheiten und Kreistagsservice des Kreises Recklinghausen.

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https://www.more-rubin.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe November 2019 von Kommune21 im Schwerpunkt Ratsinformationssysteme erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, more! software, Kreis Recklinghausen, more! rubin