Kreis Recklinghausen:
Anwender im Mittelpunkt


[28.11.2019] Der Kreis Recklinghausen schätzt an seinem digitalen Sitzungsdienst insbesondere die Anwenderfreundlichkeit. Eine Sonderentwicklung erlaubt eine vollständige Sitzungsleitung über Tablet oder Laptop.

Bereits seit dem Jahr 2007 nutzt die Kreisverwaltung Recklinghausen das Sitzungsmanagement-System more! rubin vom Unternehmen more! software, um den Gremienmitgliedern Informationsmaterial digital zur Verfügung zu stellen und den Bürgern die Möglichkeit zu geben, sich über das politische Handeln zu informieren. Zwar müssen laut der Kreisordnung Nordrhein-Westfalen nur Zeit und Ort der Kreistagssitzungen bekannt gegeben werden, im Sinne der Transparenz hatte sich Recklinghausen jedoch entschieden, weitere Daten und Termine zu veröffentlichen. Unter anderem werden Vorlagen als Vorbereitungsinstrument zur Verfügung gestellt. Mit der Lösung more! rubin hat der Kreis die erforderlichen Prozesse automatisiert, sodass die Sitzungsplanung, die Vorlagenerstellung, die Niederschrift, die Sitzungsgeldabrechnung sowie die Veröffentlichung der erforderlichen Informationen IT-gestützt ablaufen.
Seit der Einführung des digitalen Sitzungsdiensts vor über zehn Jahren hat sich einiges verändert. Insbesondere im Bereich der Veröffentlichung sind durch die Nutzung mobiler Endgeräte mit Internet-Verbindung umfangreiche Anpassungen notwendig geworden. War es früher Standard, dass Sitzungsunterlagen in gedruckter Form bereitgestellt wurden und später zusätzlich über den PC abgerufen werden konnten, können sich Rats- oder Kreistagsmitglieder durch ein Tablet oder Notebook heute viele hundert Seiten Papier in ihren Aktentaschen sparen. Auch mit Blick auf das Klima ist ein Umdenken zur Nutzung von Papierunterlagen für die Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen der kommunalen Räte und Kreistage notwendig.
Die vollständige Digitalisierung der Unterlagen bietet zahlreiche Vorteile, zum Beispiel Funktionen, mit denen schnell und einfach nach Sitzungsteilnehmern, Beschlüssen und Vorlagen gesucht werden kann. Hilfreich ist diese Funktion auch für Mandatsträger. Dadurch ist es nämlich möglich, sich auch Jahre nach der Sitzung über Beschlüsse oder Sitzungsteilnehmer zu informieren. Aktenbände in den Archiven der Verwaltungen zu durchsuchen, gehört damit der Vergangenheit an.

Zunehmende Digitalisierung

Für die Kreistagsmitglieder hat die Verwaltung in den vergangenen Jahren die technischen Voraussetzungen geschaffen, mit mobilen Endgeräten zu arbeiten. So ist in den Sitzungsräumen beispielsweise ein WLAN-Netz für den Download der Sitzungsunterlagen vorhanden. Daneben wurden Schulungen zur Nutzung der für more! rubin entwickelten DiPolis-App angeboten. Aktuell läuft die App für die Kreisverwaltung unter Android und iOS. Die Unterstützung von Windows ist seit Kurzem ebenfalls möglich. Mit der neuen Version 3.0 wurde die App in Funktionalität und Optik an die heutigen Anforderungen angepasst.
Die zunehmende Digitalisierung der politischen Informationsbereitstellung bei der Kreisverwaltung Recklinghausen lässt sich auch anhand von Auswertungen der prozentualen Steigerungen der Datenmengen von Niederschriften, Sitzungen und Vorlagen erkennen. Vergleicht man die Zahlen von Juli 2015 mit denen von Juli dieses Jahres, ist bei den Niederschriften eine Steigerung um rund 254 Prozent, bei den Sitzungen um rund 503 Prozent und bei den Vorlagen um rund 256 Prozent zu verzeichnen. Bei den Zugriffszahlen auf das Kreistagsinformationssystem sind zwischenzeitlich mit 300.000 Zugriffen insgesamt Werte im sechsstelligen Bereich erreicht. Die Bearbeitung der Sitzungsdokumente und Pflege der Stammdaten erfolgt seit Ende 2018 zentral koordiniert. Das hat zur Folge, dass alle sitzungsrelevanten Daten und Dateien den zuständigen Gremien vollständig und einheitlich bereitgestellt werden können.
Die Fachbereiche erfahren bereits zum Ende des Vorjahres, wie der Ablauf zur Bereitstellung der Informationen sein wird. So wissen sie frühzeitig, wann Informationen zu Vorlagen bereitstehen müssen, damit diese rechtzeitig alle Gremien durchlaufen können. Diese Termine werden im Sitzungsdienst hinterlegt und intern veröffentlicht. Sobald Vorlagen die internen Gremien durchlaufen haben und endabgestimmt wurden, erfolgt die revisionssichere Mitzeichnung über den Mitzeichnungslauf des Systemherstellers. Liegen die Mitzeichnungen vor, werden die Dokumente wiederum für die elektronische Bereitstellung vorbereitet und den Gremienmitgliedern entsprechend der Veröffentlichungsfristen zur Verfügung gestellt.
Durch eine individuelle Sonderentwicklung der Software für den Kreis Recklinghausen wird die digitale Darstellung der Sitzungsunterlagen künftig für die Vorsitzenden der Gremien wesentlich vereinfacht. Damit wird es möglich sein, Sitzungsmappen unkompliziert mit Vorbemerkungen auszustatten. Die Sitzungsleitung kann dann beispielsweise über Vorberatungsergebnisse, Stimmrechte oder weitere wichtige Belange informiert werden. Das ermöglicht eine vollständige Sitzungsleitung über Tablet oder Laptop.

Anforderungen der Zukunft

Künftig wird die Digitalisierung von Verwaltungsvorgängen insbesondere durch das E-Government-Gesetz noch weiter in den Fokus gerückt. Entscheidend für die erfolgreiche Digitalisierung sind oftmals die Anwenderfreundlichkeit sowie das Vertrauen in die Systeme – das gilt auch für die politischen Informationen, die vollständig barrierefrei bereitgestellt werden sollten. Durch die Modernisierung der Sitzungsdienstprogramme, der App und der Informationssysteme wird der notwendige Beitrag geleistet, um auch in Zukunft den Anforderungen der Nutzer gerecht zu werden.
Die konkreten technischen Mög­lichkeiten sind bereits jetzt absehbar: Sprachassistenten könnten beispielsweise Tagesordnungen vorlesen sowie Videos der Kreistagssitzungen zu den entsprechenden Tagesordnungspunkten der Niederschrift ergänzt werden. Weitere technische Entwicklungen bleiben abzuwarten.

Dominik Wolter ist Mitarbeiter des Fachdienstes Landratsangelegenheiten und Kreistagsservice des Kreises Recklinghausen.

https://www.kreis-re.de
https://www.more-rubin.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe November 2019 von Kommune21 im Schwerpunkt Ratsinformationssysteme erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, more! software, Kreis Recklinghausen, more! rubin



Druckversion    PDF     Link mailen



Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich RIS | Sitzungsmanagement
Digitale Ratsarbeit: Die Zwischentöne fehlen Bericht
[8.4.2021] Im Zuge der Corona-Pandemie müssen Kommunen auf Online-Lösungen und digitale Prozesse setzen, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Erfahrungsberichte aus Wertheim, Kaisersesch, Flensburg und dem Amt Südtondern zeigen Vor- und Nachteile der virtuellen Zusammenarbeit. mehr...
Wertheim: Öffentliche Bauausschusssitzung per Videokonferenz.
Wertheim: Digitaler Sitzungsdienst
[29.3.2021] Der Gemeinderat von Wertheim hat den digitalen Sitzungsdienst beschlossen. Die kommunalen Gremien arbeiten ab Juli papierlos. mehr...
Sternberg: Lösung für virtuelle Sitzungen
[18.1.2021] Die Corona-Krise ändert und beschleunigt digitale Geschäftsprozesse – auch die für virtuelle Sitzungen. So konnten mit der Lösung Workflow+ von Sternberg im Jahr 2020 mehr als 80 Kommunen, Vereine und Verbände ihre Treffen digitalisieren. mehr...
Wertheim: Ratssitzung per Videokonferenz
[11.1.2021] Die Stadt Wertheim hat ihre Hauptsatzung geändert, sodass auch im Jahr 2021 virtuelle Ratssitzungen möglich sind. Bis Anfang Dezember 2020 hatten nur 24 von 1.101 Kommunen in Baden-Württemberg diese Option genutzt. mehr...
Ratsinformationssysteme: Der Kopierer hat Pause Bericht
[25.11.2020] Das Amt Penzliner Land startet mit der Lösung SD.NET in eine papierlose Zukunft. Der Sitzungsdienst bringt neben Einsparungen auch Flexibilität. mehr...
Penzlin setzt auf digitales Sitzungsmanagement.
Suchen...

Aktuelle Information des Verlags


In Zeiten der Corona-Pandemie werden wir aktuelle Ausgaben von Kommune21 allen Interessierten bis auf weiteres kostenfrei digital zur Verfügung stellen. Weisen Sie bitte auch Ihre Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice auf diese Möglichkeit hin.

Wir haben an dieser Stelle eine Bitte an Sie:
Die gegenwärtige Situation macht einmal mehr deutlich, wie wichtig das Thema Digitalisierung auch in Ihrer Verwaltung, Behörde oder Schule ist. Kommune21 berichtet seit 20 Jahren über alle wichtigen Themen der IT-gestützten Verwaltungsmodernisierung und hilft, die Digitalisierung im Public Sector transparent und besser zu gestalten. Bitte prüfen Sie über Ihre Buchhaltung, ob Sie bereits ein reguläres Abonnement von Kommune21 haben. Wenn nicht, dann freuen wir uns, wenn Sie gerade in diesen Zeiten ein Abonnement in Betracht ziehen. Danke!

Kommune21, Ausgabe 4/2021
Kommune21, Ausgabe 3/2021
Kommune21, Ausgabe 2/2021
Kommune21, Ausgabe 1/2021

Aktuelle Meldungen