Ratsinformationssysteme:
Der Kopierer hat Pause


[25.11.2020] Das Amt Penzliner Land startet mit der Lösung SD.NET in eine papierlose Zukunft. Der Sitzungsdienst bringt neben Einsparungen auch Flexibilität.

Penzlin setzt auf digitales Sitzungsmanagement. Ein hoher Papierverbrauch belastet die Finanzen und die Umwelt. Mit der Umstellung auf ein digitales Sitzungsmanagement befreit sich deshalb das Amt Penzliner Land in Mecklenburg-Vorpommern vom Papier und spart dabei sogar Zeit. „Teilweise verbrachten die verantwortlichen Sachbearbeiterinnen mehrere Stunden vor dem Kopierer und mit dem Ordnen der Dokumente“, berichtet Sven Flechner, Bürgermeister der Stadt Penzlin. „Außerdem sind Vorlagen oft erst nach dem Versand der gesamten Unterlagen fertiggestellt worden, sodass diese als Tischvorlagen in die Sitzung eingebracht werden mussten.“
Die Entscheidung, ein digitales Sitzungsmanagement einzuführen, war schnell getroffen. Denn die Verwaltung stand vor weiteren Herausforderungen, für die das bisherige Sitzungsmanagement keine modernen Lösungen hatte. Neben der Stadt Penzlin gehören drei weitere Gemeinden zum Amt Penzliner Land. Jede Gemeinde hat eigene Ausschüsse und damit auch unterschiedliche Anforderungen an die Protokolle, Einladungen und Arbeitsabläufe. „Unser Ziel war es, all diese Abläufe zu vereinheitlichen. Dafür musste die neue Anwendung online und offline funktionieren. Ein intuitives Handling aller Prozesse war ebenfalls eine wichtige Voraussetzung“, sagt Flechner. Außerdem sollte der Sitzungsdienst über Endgeräte unterschiedlicher Hersteller laufen und auch mobil nutzbar sein.

Basis digitaler Gremienarbeit

Über Berichte in Fachmedien wurde die Stadt auf die Lösung SD.NET aus dem Hause Sternberg aufmerksam. Im Rahmen einer Präsentation zeigte sich schnell, dass diese die Erwartungen erfüllt. Nach erfolgter Zuschlagserteilung nach Ausschreibung fand ein Vor-Ort-Termin statt und es begann die Schulung der Anwender sowie der Aufbau einer Ratsinformationsseite, die seit April dieses Jahres auch für die Öffentlichkeit zugänglich ist. Innerhalb weniger Tage wurden die Stärken des Systems deutlich. Die Software ist modular aufgebaut und ermöglicht unter anderem die digitale Sitzungsvor- und -nachbereitung, die Abrechnung von Sitzungsgeldern und die Veröffentlichung von Beschlüssen. Als Basis digitaler Gremienarbeit, erlaubt sie außerdem die sichere und unkomplizierte Verteilung von Daten an die jeweiligen Empfänger sowie eine digitale Recherche, Bearbeitung und Veröffentlichung von Dokumenten. Während des Implementierungsprozesses entstanden neue Herausforderungen, die durch die Beratung gelöst werden konnten. Auch die Vereinheitlichung der Abläufe nahm viel Zeit in Anspruch. Viel aufwendiger war aber die Prüfung der einzelnen Anwender mit ihren individuellen Angaben in puncto Datenschutz.
Flechner: „Bereits kurz nach der Einführung des Systems können wir eine deutliche Zeitersparnis feststellen. Alle Datenpakete werden nun per Knopfdruck versandt und es ist deutlicher leichter nachzuvollziehen, an welcher Stelle der Vorlagendurchlauf hakt.“ Auch die Bürgermeister der Gemeinden im Amt Penzliner Land profitieren. „Sie können nun Freigaben ganz bequem von zu Hause aus tätigen oder diese während eines Außentermins erledigen – ohne dass Kollegen anwesend sein müssten. Das System hat uns damit auch eine Menge Flexibilität geschenkt.“

Marie Czerwinski ist Stabsmitarbeiterin für Digitalisierung beim Amt Penzliner Land.

https://www.amt-penzliner-land.de
https://www.sitzungsdienst.net
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe November 2020 von Kommune21 im Schwerpunkt Ratsinformationssysteme erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, Sternberg, Amt Penzliner Land

Bildquelle: Irmtraud Kittner

Druckversion    PDF     Link mailen


Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich RIS | Sitzungsmanagement
Sternberg: Lösung für virtuelle Sitzungen
[18.1.2021] Die Corona-Krise ändert und beschleunigt digitale Geschäftsprozesse – auch die für virtuelle Sitzungen. So konnten mit der Lösung Workflow+ von Sternberg im Jahr 2020 mehr als 80 Kommunen, Vereine und Verbände ihre Treffen digitalisieren. mehr...
Wertheim: Ratssitzung per Videokonferenz
[11.1.2021] Die Stadt Wertheim hat ihre Hauptsatzung geändert, sodass auch im Jahr 2021 virtuelle Ratssitzungen möglich sind. Bis Anfang Dezember 2020 hatten nur 24 von 1.101 Kommunen in Baden-Württemberg diese Option genutzt. mehr...
Amt Südtondern: Digital gewappnet Bericht
[23.11.2020] Das Amt Südtondern setzt mit seinen 30 Gemeinden, sieben Zweckverbänden und rund 170 Gremien auf digitale Ratsarbeit. Die Stadt Niebüll, der Verwaltungssitz des Amtes, war eine der ersten, die Papier aus den Sitzungsmappen verbannte. mehr...
Amt Südtondern sieht Digitalisierung als echte Chance.
Fresach: Zeitgemäßes Sitzungsmanagement
[20.11.2020] In Fresach sorgen Sitzungsmanagement und Gremieninformationssystem von Anbieter Somacos für Erleichterungen. Dank einer Lösung von PSC Public Software & Consulting lassen sich zudem alle Prozesse des Sitzungsmanagements über ein System abwickeln. mehr...
Ratsinformationssysteme: Sitzungsdienst interkommunal Bericht
[17.11.2020] Elf Verwaltungen arbeiten aktuell mit der Kreisstadt Neunkirchen interkommunal im Bereich Sitzungsdienst zusammen. Möglich macht dies die Rechenzentrumslösung des Unternehmens Somacos. mehr...
Neunkirchener Rat arbeitet mit Mandatos-App.
Suchen...

Aktuelle Information des Verlags


In Zeiten der Corona-Pandemie werden wir aktuelle Ausgaben von Kommune21 allen Interessierten bis auf weiteres kostenfrei digital zur Verfügung stellen. Weisen Sie bitte auch Ihre Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice auf diese Möglichkeit hin.

Wir haben an dieser Stelle eine Bitte an Sie:
Die gegenwärtige Situation macht einmal mehr deutlich, wie wichtig das Thema Digitalisierung auch in Ihrer Verwaltung, Behörde oder Schule ist. Kommune21 berichtet seit 20 Jahren über alle wichtigen Themen der IT-gestützten Verwaltungsmodernisierung und hilft, die Digitalisierung im Public Sector transparent und besser zu gestalten. Bitte prüfen Sie über Ihre Buchhaltung, ob Sie bereits ein reguläres Abonnement von Kommune21 haben. Wenn nicht, dann freuen wir uns, wenn Sie gerade in diesen Zeiten ein Abonnement in Betracht ziehen. Danke!

Kommune21, Ausgabe 1/2021
Kommune21, Ausgabe 12/2020
Kommune21, Ausgabe 11/2020
Kommune21, Ausgabe 10/2020

Aktuelle Meldungen