Minden:
Digitale Ausländerakte


[3.8.2021] Die Ausländerbehörde der Stadt Minden wird digitaler und setzt auf eine elektronische Aktenführung. Das krz sorgt dafür, dass die Mitarbeiter Unterlagen im Dokumenten-Management-System nscale ablegen können, das wiederum an das Fachverfahren ADVIS angebunden ist.

Die Stadt Minden in Nordrhein-Westfalen hat in ihrer Ausländerbehörde nun die digitale Ausländerakte eingeführt. Die IT-Lösung erübrigt das Führen von Papierakten bei der Behörde. Seit April 2021 arbeiten die rund 20 Sachbearbeiter mit den digitalen Akten und legen Dokumente und E-Mails im Dokumenten-Management-System (DMS) nscale ab. Dieses wird vom Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) betrieben. Wie der IT-Dienstleister in einer Case Study berichtet, wurde die E-Akte mit Unterstützung des ECM-Herstellers Ceyoniq Technology realisiert. Sie warte mit einer Schnittstelle zum Ausländer-Daten-Verwaltungs- und Informations-System ADVIS von Kommunix auf und soll den manuellen Ablageaufwand reduzieren. Auch ermögliche sie es, direkt aus einem Fall auf die E-Akte zuzugreifen.
Die Fallakten und Vorgänge würden dabei mittels der DMS-Schnittstelle automatisiert angelegt. Auch bereits digital empfangene Dokumente, wie etwa vom Ausländerzentralregister (AZR) oder vom Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) werden automatisch über die DMS-Schnittstelle im entsprechenden Vorgang der Ausländerakte abgelegt. Zudem wurden bereits mehr als 100.000 Dokumente, die bereits digital vorlagen, über die DMS-Schnittstelle in das nscale-DMS übernommen.
Als weitere Digitalisierungsschritte plane die Ausländerbehörde der Stadt Minden den Einsatz der nscale Mobile App, um auch im Außendienst den aktuellen Stand zu einer Person per Tablet einsehen zu können. Darüber hinaus sei der Einsatz von Signaturpads geplant, um Antragsunterlagen mit digitaler Unterschrift versehen zu können. Außerdem sollen die derzeit noch in Papierform vorliegenden Ausländerakten durch einen Scan-Dienstleister digitalisiert und vom krz in die bereits vorhandenen Aktenstrukturen im Dokumenten-Management-System nscale übernommen werden. (sib)

https://www.minden.de
https://www.krz.de
https://www.ceyoniq.com
https://www.kommunix.de

Stichwörter: Dokumenten-Management, Ceyoniq, Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz), nscale, Minden



Druckversion    PDF     Link mailen



Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich Dokumenten-Management
Dokumenten-Management: Ein Jahrzehnt Erfahrung Bericht
[15.9.2021] IT-Dienstleister hannIT begleitet die Kommunen in der Region Hannover seit mehr als zehn Jahren bei der Umsetzung von Dokumenten-Management-Vorhaben. Die Anforderungen an solche Projekte haben sich im Laufe der Zeit deutlich gewandelt. mehr...
Dokumenten-Management kann mehr, als lediglich Papier ersetzen.
Erfurt: Meilensteine erreicht Bericht
[9.9.2021] Bereits 2014 schrieb die Stadt Erfurt ein Dokumenten-Management-System aus. Den Zuschlag erhielt die E-Akte-Lösung von Anbieter Ceyoniq Technology. Dem Ziel einer digitalen Verwaltung ist die Kommune damit ein gutes Stück nähergekommen. mehr...
Rathaus Erfurt: Auf dem Weg zur digitalen Verwaltung.
Kreis Aurich: Elektronische Aktenführung im Jobcenter
[1.9.2021] Der Landkreis Aurich will seine Verwaltung auf die elektronische Aktenführung umstellen. Die Wahl fiel auf die Software KDO-DMS&more des Zweckverbands KDO. Als erstes wurde die Umstellung im Jobcenter vollzogen, ein Prozessmodellierungs-Tool hilft dabei. mehr...
Ceyoniq Technology: Erfolgreiche Re-Zertifizierung
[31.8.2021] Die von Ceyoniq Technology entwickelte Enterprise-Information-Management (EIM)-Lösung nscale hat jetzt erneut die SAP-Zertifizierung erfolgreich absolviert. mehr...
Bergheim: Antragsmanagement mit KI
[30.8.2021] Bergheim wurde beim BMAS-Ideenwettbewerb Gemeinsam wird es KI für den Entwurf eines KI-gestützten Antragsmanagements für die öffentliche Verwaltung ausgezeichnet. Die KGSt unterstützt die Stadt bei der Weiterentwicklung des Projekts. mehr...
Suchen...

 Anzeige



 Anzeige

Aktuelle Information des Verlags


In Zeiten der Corona-Pandemie werden wir aktuelle Ausgaben von Kommune21 allen Interessierten bis auf weiteres kostenfrei digital zur Verfügung stellen. Weisen Sie bitte auch Ihre Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice auf diese Möglichkeit hin.

Wir haben an dieser Stelle eine Bitte an Sie:
Die gegenwärtige Situation macht einmal mehr deutlich, wie wichtig das Thema Digitalisierung auch in Ihrer Verwaltung, Behörde oder Schule ist. Kommune21 berichtet seit 20 Jahren über alle wichtigen Themen der IT-gestützten Verwaltungsmodernisierung und hilft, die Digitalisierung im Public Sector transparent und besser zu gestalten. Bitte prüfen Sie über Ihre Buchhaltung, ob Sie bereits ein reguläres Abonnement von Kommune21 haben. Wenn nicht, dann freuen wir uns, wenn Sie gerade in diesen Zeiten ein Abonnement in Betracht ziehen. Danke!

Kommune21, Ausgabe 9/2021
Kommune21, Ausgabe 8/2021
Kommune21, Ausgabe 7/2021
Kommune21, Ausgabe 6/2021

Aktuelle Meldungen