[25.8.2023] Die bayerischen Städte Erlangen, Memmingen und Illertissen haben den Rechnungsworkflow von Anbieter Axians Infoma eingeführt. Ausschlaggebend für diese Entscheidung war nicht nur die gesetzliche Verpflichtung zur Annahme von E-Rechnungen.

Die Digitalisierung in deutschen Kommunalverwaltungen nimmt weiter an Fahrt auf – das zeigen aktuelle Studien. So hat die Initiative Stadt.Land.Digital in einer Studie im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz ermittelt, dass der Anteil der Kommunen, die bereits eine ausgearbeitete Digitalisierungsstrategie haben, bundesweit erstmals über 25 Prozent liegt (Stand 2022) und damit um acht Prozentpunkte höher als 2019.
Die digitale Transformation in den Kommunen voranzubringen, hat sich auch Bayern auf die Fahnen geschrieben. Unter anderem legte der Freistaat dafür im Jahr 2019 das Förderprogramm Digitales Rathaus auf (wir berichteten). Dass die Zahl der umgesetzten Digitalisierungsprojekte im Süden der Republik stetig zunimmt, beobachtet auch Software-Anbieter Axians Infoma. Insbesondere die Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows stehe bei einer Reihe von Kunden im Zuge von Digitalisierungsmaßnahmen auf dem Programm, darunter die Städte Erlangen, Memmingen und Illertissen (wir berichteten). Neben der verpflichtenden Annahme elektronischer Rechnungen, die ohnehin durchgängig digitale Prozesse voraussetzt, gaben vor allem die damit verbundenen Vorteile für die Städte den Ausschlag, ihren Weg in die digitale Verwaltung weiter zu forcieren. Keine Medienbrüche, eine höhere Transparenz, Effizienz und damit Wirtschaftlichkeit, aber auch mehr Nachhaltigkeit gehörten zu den Erwartungen. Die vollautomatisierte Rechnungsbearbeitung ist hier einer der grundlegenden Schritte.

Viel Potenzial für Zeitersparnis

Die Bearbeitung von Rechnungen betrifft fast die ganze Verwaltung und nimmt im Arbeitsalltag nicht unwesentlich Zeit in Anspruch. Immer mehr Rechnungen gehen in digitaler Form ein – der elektronische Rechnungsworkflow erlaubt deren direkte Weiterverarbeitung. Deshalb eignet sich das Rechnungswesen besonders für eine Optimierung und Digitalisierung, so die Einschätzung von Kämmerer Markus Weiß aus Illertissen. Für ihn spielen außerdem Nachhaltigkeitsargumente eine Rolle: durch den Wegfall der Papierablage wird das Archiv entlastet, der Druck von rund 30.000 Kassenanordnungen kann entfallen.
In Memmingen gab die Verabschiedung der Digitalisierungsstrategie für die Stadt den Ausschlag, sich für den elektronischen Rechnungsworkflow zu entscheiden. Dieser füge sich ideal in die Gesamtstrategie ein, betont der Digitalisierungsbeauftragte der Stadt, Stefan Schachenmayr. Seit der Einführung werden auch in Papierform eingegangene Rechnungen im Fachamt eingescannt und elektronisch weitergegeben. Damit habe sich der frühere aufwendige Ablauf vom Ausdruck der Anordnungen über verschiedene händische Unterschriften und die Weitergabe an die Kämmerei bis hin zur Kasse für den zentralen Scan-Vorgang gravierend vereinfacht und beschleunigt.

Personal wird entlastet

Auch in Erlangen sieht man in der Durchgängigkeit, Schnelligkeit sowie der verbesserten Qualität durch Reduzierung der Fehlerquote die Vorteile des elektronischen Rechnungsworkflows. Schon als die ersten vier Pilotämter im Echtbetrieb waren – der Roll-out in den übrigen 26 Fachämtern war ab dem ersten Quartal 2023 geplant – zeigte sich die Projektleiterin E-Rechnung/elektronischer Rechnungsworkflow, Claudia Kauffmann, zufrieden. Vor allem die Übersichten über alle Workflow-Schritte und die am Prozess beteiligten Personen aufgrund von Definition und Zuweisung von Benutzergruppen sowie die Informationen zu Status und Inhalt eines Workflows seien vorteilhaft.
Neben den allgemeinen Erwartungen an den elektronischen Rechnungsworkflow hatten die drei Kommunen auch einige spezielle Anforderungen, die vom Axians Infoma-Fachteam zufriedenstellend umgesetzt wurden. Dazu gehörte unter anderem die Anbindung an die eingesetzten Dokumenten-Management-Systeme ebenso wie die Bereitstellung und Implementierung der digitalen Signaturen.
Einig sind sich die Anwender in ihrem Fazit, dass die Einführung des Rechnungsworkflows ein erfolgreiches Projekt ist. Die Resonanz der Mitarbeitenden ist durchweg positiv, wie Axians Infoma berichtet. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schätzen die einfache Bedienung, die schnelle Verarbeitung ohne umständliches manuelles Handling und vor allem, jetzt auch im Homeoffice auf alle Rechnungen zugreifen zu können. (sib)


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