[23.1.2017] Mit dem Weggang eines Mitarbeiters verschwinden im Schnitt 30 Prozent des Know-hows. Eine Online-Bestellplattform hilft Kommunen, Personalwechsel im Einkauf aufzufangen, Wissensverluste zu vermeiden und dadurch Kontinuität zu schaffen.

Früher, als die Einkäufer der Stadtverwaltung Tettnang einige Artikel über Online-Shops, andere über Printkataloge und manche sogar einfach im Laden um die Ecke besorgten, war der Verwaltungsaufwand erheblich und die dazugehörigen Unterlagen unübersichtlich. Hinzu kam, dass es vor der Umstellung auf die Online-Bestellplattform des Unternehmens TEK Service – einem Dienstleister für den Einkauf der öffentlichen Hand – einen mehrfachen Personalwechsel im Einkauf gegeben hatte. Durch die Umstellung auf das neue System lassen sich Engpässe jetzt sehr viel leichter überbrücken und Verzögerungen vermeiden. Neben dieser Kontinuität bietet die Plattform ein Maximum an Transparenz für die Kommune – bei zugleich reduziertem Aufwand und deutlich verkürzter Einarbeitungszeit.
Bereits im Jahr 2013 hatte sich die Stadtverwaltung von Tettnang entschlossen, einer bestehenden Einkaufsgemeinschaft umliegender Städte und Landratsämter beizutreten. Vorrangiger Wunsch war es, das Beschaffungswesen durch die Umstellung auf eine einheitliche Bestellplattform zu rationalisieren. Die Beschaffungsvorgänge konnten dadurch erstmals zentral ausgewertet, gesteuert und in der Folge verbessert werden. Die baden-württembergische Kommune profitiert jedoch nicht nur von den reibungslosen Abläufen und der günstigeren Preisgestaltung, die durch die Einkaufsgemeinschaft möglich wurden. Die Online-Bestellplattform hilft über diese wirtschaftlichen und strategischen Vorteile hinaus auch, personelle Engpässe zu kompensieren. Denn jeder Weggang eines Sachbearbeiters geht üblicherweise mit einem 30-prozentigen Verlust an Know-how einher.

Einarbeitung kostet Zeit

Somit ist die zentrale Herausforderung, dieses Wissen über die Einarbeitung des Nachfolgers wieder zu erlangen. Der zeitliche Aufwand dafür sei immens, da jeder Personalwechsel aufs Neue die internen Abläufe der gesamten Verwaltung beeinträchtige, schildert das Unternehmen TEK die Lage, in der sich viele Kommunen unabhängig von ihrer Größe befinden. Petra Langenstein, die im Bereich Hauptamt der Stadt Tettnang die Beschaffung für die kommunale Verwaltung selbst sowie für Schulen und Kindergärten verantwortet, bearbeitet seit der Einführung des E-Einkaufsystems die monatlichen Auswertungen und Artikelanfragen. Sie hat im operativen Tagesgeschäft die Anforderungen von insgesamt 76 Kostenstellen im Blick und steuert auf Grundlage von periodischen Ausschreibungen über 4.000 Artikel – bei einem Jahresumsatz von 62.000 Euro mit drei Lieferanten. In Zusammenarbeit mit TEK ist diese beachtliche Leistung mit einem vernachlässigbaren Tagesaufwand von wenigen Minuten möglich.
So wurden im ersten Quartal 2014 zunächst acht städtische Schulen mit insgesamt 3.000 Schülern und fünf Kindergärten mit 21 Gruppen in den verwaltungsinternen Einkauf integriert. Im nächsten Schritt weitete man die Kataloge über die Anfangssortimente Bürobedarf und Papier auf die Bereiche Hygiene und Bastelbedarf aus. „Während der Umstellung sowie beim Ausbau des Sortiments hat uns das Team von TEK maßgeblich unterstützt“, erinnert sich Langenstein. Mittlerweile erfreut sich das System bei den insgesamt 32 Bestellern sehr guter Akzeptanz, da die Verbesserungen offensichtlich sind: Früher war der Einkauf Sache des Hausmeisters, der den Bedarf für das gesamte Rathaus recht unkoordiniert online beziehungsweise über Printkataloge bestellte. Für die Lagerung war ein eigener Raum notwendig und der Warenein- und -ausgang mit entsprechend hohem Aufwand verbunden.

Einen Besteller pro Amt

„Da wir mit 19.000 Einwohnern eine relativ kleine Stadt sind, ist unsere Verwaltung nicht so tief gegliedert wie bei größeren Kommunen. So ist die Beschaffung heute nur mit einem Stellenanteil von zehn Prozent bei mir angesiedelt. Nichtsdestotrotz macht sich die Einführung der Bestellplattform als positive Konstante bei uns bemerkbar“, sagt Petra Langenstein. Pro Amt gibt es mittlerweile einen Besteller, der sich am aktuellen Bedarf orientiert, sodass die bis dahin notwendige zentrale Lagerhaltung und Verteilung obsolet wurde. Dass sich die Besteller über dieselbe Plattform mehrerer Lieferanten bedienen können, trägt ebenfalls zur Effizienz des Vorgangs bei, zumal der Zeitaufwand durch die Möglichkeit, persönliche Warenkörbe anzulegen, sehr gering ausfällt. Selbst nach einem Lieferantenwechsel gestalten sich die Abläufe reibungslos, wozu auch die einheitliche Benutzeroberfläche beiträgt. Die positiven Konsequenzen, die mit der Online-Bestellung einhergehen: Da alle Bestellvorgänge zentral ausgewertet werden können, entsteht mehr Transparenz, die es erlaubt, bestehende Prozesse durch eine entsprechende Steuerung zu verbessern.

Komplette Abrechnung in nur wenigen Stunden möglich

Während ein Personalwechsel im Einkauf früher jedes Mal die internen Abläufe der Verwaltung in Mitleidenschaft gezogen hat, werden solche Engpässe jetzt vom TEK-System aufgefangen. Künftig soll die Einkaufslösung für weitere Produktbereiche, bei denen es vom Umfang her Sinn macht, ausgebaut werden sowie – in Abstimmung mit der Finanzverwaltung – das Gutschriftverfahren in Angriff genommen werden. Dann lässt sich auch die Abrechnung für die gesamte Verwaltung in nur wenigen Stunden erledigen, indem die Gutschriftdateien elektronisch in das verwaltungsinterne Finanzsystem importiert und die Beträge – aufgeschlüsselt auf die einzelnen Kostenstellen – zentral verbucht werden. Es handelt sich hierbei um einen hochinnovativen Ansatz, den man bei einer Kommunalverwaltung dieser Größenordnung nicht vermuten würde. Die Verwaltung der Stadt Tettnang verfolgt schon seit geraumer Zeit die Erfahrungen, die andere TEK-Kunden wie die Kreisverwaltungen Germersheim und Tuttlingen oder die Stadt Tübingen mit dem Gutschriftverfahren sammeln konnten.

Monika Schmidt ist Aufsichtsratsvorsitzende bei der TEK Service GmbH, Lörrach.

http://www.tettnang.de
http://www.tek-service.de
Dieser Beitrag ist in der Januar-Ausgabe von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: E-Procurement, TEK-Service, Tettnang

Bildquelle: Stadt Tettnang