Kita-Lösungen:
Einfache Kapazitätsplanung


[13.8.2020] ITEBO stellt Kommunen die Lösung NH-Kindergartenverwaltung SQL zur Verfügung. Diese unterstützt bei der Verwaltung, Abrechnung und Organisation von Kindergärten und Kindertagesstätten.

Die Übersichtskarte in der Nordholz-Lösung zeigt die verfügbaren Kitas im Stadtgebiet. Kinder ab drei Jahren haben einen Anspruch auf Betreuungsleistung. Durch die Geburtsstatistiken allein lässt sich der tatsächliche Bedarf allerdings nur schwer vorhersagen. Mit der zentralen Datenerfassung über die Lösung NH-Kindergartenverwaltung SQL vom Unternehmen Nordholz EDV-Planungsbüro wird dies wesentlich einfacher. Auch die Qualität der Dienstleistung verbessert sich durch die Digitalisierung: Denn die Kommunikation zu den Eltern erfolgt strukturiert und durch die langfristige Planbarkeit werden Engpässe vermieden.
In vielen mittleren und kleinen Verwaltungen wird die NH-Kindergartenverwaltung SQL und die Kapazitätsplanung noch immer manuell auf Basis von Listen durchgeführt. Das kostet nicht nur viele Arbeitsstunden, sondern bringt auch einige hausgemachte Probleme mit sich. Um auf der sicheren Seite zu sein, melden Eltern ihre Kinder meist mehrfach an. Das führt zu unnötigem Aufwand bei der Stornierung der überzähligen Anmeldungen und verfälscht phasenweise die Zahlen zum Betreuungsbedarf. In Zeiten sich schnell wandelnder Lebens- und Arbeitsgewohnheiten ist es von Bedeutung, dass die Kommunen aktuelle und genaue Zahlen zum tatsächlichen Betreuungsbedarf haben. Denn nur so lässt sich die kurz- und langfristige Bereitstellung von Kita-Plätzen verlässlich planen.

Schlüssel zur perfekten Bedarfsplanung: Online-Anmeldungen

Die Online-Anmeldung über NH-Kindergartenverwaltung SQL bringt für beide Seiten Vorteile. Kunden, welche die Online-Anmeldung nutzen, haben nicht mehr das Problem mit den Doppelanmeldungen. Das erspart unnötige Arbeit und ist letztendlich auch für die Eltern einfacher und weniger stressig. Außerdem können sich die Eltern bei der Online-Anmeldung schnell und einfach einen Überblick verschaffen, wo und in welchen Einrichtungen aktuell Kindergarten- und Kita-Plätze zur Verfügung stehen.

 Der Träger beziehungsweise die Kommune als koordinierende Instanz profitiert unmittelbar davon, dass der Betreuungsbedarf erfasst wird. Denn das erleichtert nicht nur eine passgenaue Personalplanung, sondern hilft auch bei der genaueren Einschätzung, wie viel Raumbedarf besteht und ab wann etwa Baumaßnahmen für die Bereitstellung von zusätzlichen Kita-Plätzen in die Wege geleitet werden müssen. Die Online-Anmeldung erfolgt kommuneweit und liefert damit eine Gesamtsicht auf vergebene und freie Plätze.

Mehr Bürgerkomfort, weniger Rechtsstreitigkeiten

Nicht selten führen die Erfahrungen von Eltern, die wegen ungenauer Planung nicht rechtzeitig einen Kita-Platz erhalten, zu stressigen Situationen oder sogar zu Rechtsstreitigkeiten. Durch die langfristige Planungssicherheit, die mit der Lösung einhergeht, werden Versorgungslücken effektiv reduziert beziehungsweise vermieden. Darüber hinaus unterstützt NH-Kindergartenverwaltung die Kommune dabei, zeitnah und angemessen mit den Eltern zu kommunizieren. So ist beispielsweise gewährleistet, dass rechtzeitig mit Eltern Kontakt aufgenommen wird, deren Kinder noch nicht in einer Einrichtung untergebracht wurden. Durch entsprechende Vorlagen und das integrierte Dokumenten-Management-System wird der Aufwand für die Kommunikation mit den Eltern reduziert.


ITEBO setzt NH-Kindergartenverwaltung seit 2015 ein

Die ITEBO-Unternehmensgruppe mit Sitz in Osnabrück, Systemhaus für öffentliche IT, hat die Lösung bereits seit fünf Jahren erfolgreich im Einsatz. Neben dem Bistum Osnabrück zählen derzeit etwa 30 Kommunen zu den betreuten Kunden. Die Erfahrungen sind durchweg positiv. Die Erleichterung der täglichen Arbeit steht dabei an vorderster Stelle. Bei der Platzvergabe wird der Vorteil geschätzt, jederzeit sämtliche Anmeldungen und die verfügbaren Kapazitäten im Blick zu haben, sodass kein Kind mehr vergessen wird und die Planung zur Anpassung der Kapazitäten immer auf Basis aktueller und genauer Daten durchgeführt werden kann. 

Ute Jahn von der niedersächsischen Gemeinde Bissendorf, die mit der Lösung NH-Tagespflege SQL arbeitet, die mit NH-Kindergartenverwaltung SQL vergleichbar ist, fasst es so zusammen: „Für mich ist die Abrechnung sehr viel übersichtlicher geworden und nicht mehr so zeitaufwendig.“
Über alle individuellen Praxiserfahrungen hinweg erweist sich die Kundenbetreuung als wichtiger Faktor für die Zufriedenheit. Denn an der einen oder anderen Stelle ist im Anwendungsalltag fachliche Unterstützung gefragt. Zum Beispiel, wenn es um die Erstellung der jährlichen Statistiken geht, die an das statistische Landesamt übermittelt werden müssen. Da die Anforderungen sich im Detail regelmäßig ändern, müssen entsprechende Anpassungen vorgenommen werden. Die Kunden von ITEBO können dabei auf die Unterstützung durch persönliche Fachberater zurückgreifen. Die Erstellung der Statistiken für das Landesamt war für viele Kunden vorher immer ein enormer Aufwand. Durch die Verwendung der Lösung reduziert sich dieser im Grunde auf wenige Klicks. Bei den Anpassungen an die jeweiligen wechselnden Anforderungen unterstützt ITEBO. Durch das Hosting und den Betrieb der Software im firmeneigenen Rechenzentrum entfällt für die Kunden jeglicher technisch-administrativer Aufwand.

Umfassende Automatisierung – auch für komplexe Abrechnungen

Die Berechnung und die Abwicklung der Beiträge gehören zu den Themen, die bei manueller Bearbeitung besonders hohen Aufwand erzeugen. Zunächst muss ermittelt werden, in welche Beitragsstaffel die jeweilige Familie einzuordnen ist. Änderungen der Lebensverhältnisse müssen jeweils aktuell berücksichtigt werden. Wird Wirtschaftliche Jugendhilfe gezahlt, muss ein entsprechender Korrekturabzug erfolgen. NH-Kindergartenverwaltung übernimmt die komplette Berechnung unter Berücksichtigung aller Faktoren automatisch und zuverlässig. Besteht ein Anspruch auf Unterstützung im Rahmen von „Bildung und Teilhabe“, kann auch dies in die automatische Beitragsermittlung integriert werden. 

Direkt aus der Anwendung lassen sich die Beitragsbescheide erstellen und ausdrucken, sodass der Anwender ohne einen Wechsel in eine andere Anwendung in einem Workflow bleiben kann. Durch die Anbindung per Schnittstelle an das jeweilige Finanzsystem können auch Abrechnungen direkt in NH-Kindergartenverwaltung erzeugt und ausgelöst werden. „Die Beitragsermittlung ist für uns jetzt wesentlich einfacher, denn in der Software werden zum Beispiel auch die Wirtschaftliche Jugendhilfe oder die Anteile aus dem Bildungs- und Teilhabepaket automatisch berücksichtigt“, berichtet Sabine Wolkenhaar, die bei der Stadt Bückeburg im Fachbereich Familie und Soziales arbeitet. 


NH-Kindergartenverwaltung ist damit ein gutes Beispiel dafür, wie effiziente Digitalisierung zu einem positiven Wandel für beide Seiten führt: für die Bürgererfahrung ebenso wie für die tägliche Verwaltungsarbeit. Die Eltern können auf die zeitsparende und komfortable Möglichkeit der Online-Anmeldung zurückgreifen und schätzen die umfassende und zeitnahe Kommunikation. Diese Qualitätssteigerung geht auf der anderen Seite einher mit deutlich reduziertem Aufwand und optimierten Planungsgrundlagen.

Andreas Rauschenberg ist Geschäftsführer der Rauschenberg Kommunikation GmbH.

https://www.itebo.de
https://www.nordholz-edv.de
Eine gekürzte Version dieses Beitrags ist in der Ausgabe August 2020 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Fachverfahren, ITEBO, Kita-Lösungen, NH-Kindergartenverwaltung SQL, Nordholz EDV-Planungsbüro, Bissendorf, Bückeburg



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