[25.2.2022] Unliebsame Überraschungen hinsichtlich der Kosten möchten kommunale Bauherren gerne verhindern. Die Software California hilft, die Prozesse rund um Bau- und Unterhaltsmaßnahmen zu optimieren und Budgets im Blick zu behalten.

Das AVA- und Baukosten-Management-System California des Münchner Unternehmens G&W Software bietet von der klassischen VOB/VOL-Ausschreibung bis hin zur Einbindung der Submissions- und Ver­gabestellen eine optimale Lösung für die unterschiedlichen Prozesse in der kommunalen Bauverwaltung – und stellt für Kommunen und kommunale Eigenbetriebe somit eine maßgeschneiderte IT-Lösung für wirtschaftliches kommunales Bauen und Unterhalten dar.
Ob eine Kommune Kosten für Bau- und Unterhaltsmaßnahmen plant und steuert, Leistungsverzeichnisse erstellt, ausschreibt, Angebote prüft, Aufträge vergibt, Rechnungen prüft und Maßnahmen abrechnet oder sich bei diesen Tätigkeiten von Planungsbüros zuarbeiten lässt: Durch den Einsatz von California vermeiden kommunale Auftraggeber in jeder Phase des Bauablaufs unliebsame Kostenüberraschungen. Außerdem bietet das Programm alle Möglichkeiten, die Abwicklung von Zeitvertragsarbeiten zu optimieren, was sofort in der effizienteren Nutzung der Unterhaltsbudgets zu spüren ist. Auch bringt die Software bei der Abwicklung von Rahmenvertragsmaßnahmen gegenüber dem Einsatz von Excel oder klassischen AVA-Programmen erhebliche Einsparungen mit sich.
Dabei unterstützt das System durchgängig und revisionssicher den gesamten Prozess der Kostenplanung, angefangen bei der Kostenschätzung über Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung bis hin zur Kostenfeststellung der abgeschlossenen Maßnahme. Wilfried Schreiber, Stadtbaudirektor der Stadt Karlsruhe, erläutert: „Das Programm ist breit aufgestellt, wird vom Hersteller ständig weiterentwickelt und die Dienstleistungen decken alle Anforderungen unserer Stadtverwaltung ab. Darüber hinaus ist das System leicht zu bedienen und unterstützt uns beim Zusammenbringen der einzelnen Ämter­interessen.“

Baumaßnahmen lückenlos dokumentieren

California sichert bereits in zahlreichen Kommunen und deren Eigenbetrieben die Wirtschaftlichkeit von Bau- und Unterhaltsmaßnahmen: von der kleinen Gemeinde bis zur Landeshauptstadt, vom Gemeindewerk bis zum Energieversorgungsunternehmen. Und das unabhängig davon, ob es sich um Hochbau, Tiefbau, Grünflächen, Straßenbau, Gebäude-Management, Stadtentwässerung, Umweltbetriebe, Bäderbetriebe, Vergabe- und Submissionsstelle, Einkauf und Beschaffungsstelle oder das Rechnungsprüfungsamt handelt. So haben beispielsweise die Stadtwerke Leer für jeden Unterhaltungsbereich ein eigenes Budget angelegt. Dieses ist entsprechend aufgegliedert, etwa in die Unterhaltung der Straßenflächen, Parks und Wege.
California bietet Anwendern einen aktuellen Überblick und eine lückenlose, revisionssichere Dokumentation aller Bau- und Unterhaltsmaßnahmen. So profitieren Kommunen und kommunale Eigenbetriebe bei der Kostenschätzung und Budgetierung von Haushaltsstellen und Projekten. Auch können Leistungsverzeichnisse (LV) und Kostenberechnungen externer Planer in die Software übernommen werden. Eigene Leistungsverzeichnisse, Kostenberechnungen oder Ausschreibungen von Einzelmaßnahmen und Rahmenverträgen sind ebenfalls möglich. Darüber hinaus unterstützt California bei der Angebotsprüfung und Bieterbewertung, bei Vergabevorschlägen und der Vergabe selbst. Die Planung und Abrechnung von Unterhaltsmaßnahmen, auch auf Basis von Zeitverträgen, sind mit dem Programm ebenso machbar wie die Kostenkontrolle und das Bau-Controlling in Eigenregie oder als Projektsteuerer beim Einsatz externer Planungsbüros.

Zusammenarbeit von Fachbereichen optimieren

Nicht nur Planer, auch Vergabe- und Submissionsstellen, der Einkauf und Beschaffungsstellen nutzen das System zur Vorbereitung und Durchführung des Vergabeprozesses. Dabei vereinfacht das Modul E-Vergabe-Connect (EVC) die ­E-Vergabe. Dazu koppelt die Software das Modul bidirektional mit dem AI Vergabemanager von Anbieter Administration Intelligence. Anbindungen an weitere E-Vergabeplattformen sind bei Bedarf möglich.
Zu den wichtigsten Funktionen des Moduls gehören das Bereitstellen von Leistungsverzeichnissen aus California auf einer E-Vergabeplattform, die Unterstüzung eines automatisierten Korrekturprozesses vor der Veröffentlichung sowie die vollständig automatisierte Rückübertragung von Bieterangeboten nach erfolgter Submission an die Software. Dabei minimiert die Automatisierung der Datenübertragung zwischen California und der E-Vergabelösung das Risiko von Übertragsfehlern bei der Kommunikation mit E-Vergabeplattformen und führt zu erheblichen Zeiteinsparungen bei der Abwicklung im Beschaffungsprozess.
Auch Rechnungsprüfungsämter profitieren von der Lösung, etwa bei der medienbruchfreien Prüfung von Vergabeunterlagen oder der Auskömmlichkeit von Angeboten und Vergabevorschlägen sowie bei der Prüfung von Bauabrechnung und Zuschussverwendung. California sorgt für eine optimale Zusammenarbeit der einzelnen Fachbereiche, der Eigenbetriebe sowie der Vergabe- und Submissionsstellen. Das macht California nach Ansicht von Peter Müller, Leiter Netzbetriebe Gas/Wasser bei EnergieSüdwest Netz, zu einem modernen Werkzeug, um Kostenermittlung, Ausschreibung, Erstellung des Preisspiegels, Vergabe und Abrechnung effizient zu gestalten.

Heike Blödorn ist freie Autorin in Karlsruhe.

https://www.gw-software.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe Februar 2022 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Fachverfahren, G&W, Bauwesen, Kosten-Management

Bildquelle: Stadtwerke Leer AöR