[31.5.2023] Die vom krz entwickelte Unterlagen-App Ula erlaubt die datenschutzkonforme Weitergabe von Dokumenten per Smartphone. Zum Einsatz kommt Ula im Kontakt zwischen Bürgern und Behörden – aber auch bei internen Prozessen, so beim Kreis Minden-Lübecke, der Ula im Personalbereich nutzt.

Die vom Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) entwickelte Unterlagen-App Ula ermöglicht es, Unterlagen per Smartphone weiterzugeben. Zum produktiven Einsatz kommt Ula unter anderem im Jobcenter des Kreises Minden-Lübbecke: Dort können Bürgerinnen und Bürger seit dem Sommer 2020 ihre Anträge und Dokumente via Smartphone datenschutzkonform einreichen (wir berichteten). Die App lässt sich aber auch für weitere Vorgänge einsetzen – beispielsweise zur internen Kommunikation innerhalb einer Behörde oder eines Unternehmens. Nun wird auch in Minden-Lübbecke der nächste Schritt der Ula-Nutzung vollzogen, wie das krz berichtet. Seit Anfang April können die Kreis-Mitarbeitenden benötigte Personaldokumente jeglicher Art per App einreichen. Ähnlich handhabt es auch das krz selbst (wir berichteten). Im Kreis Minden-Lübbecke soll Ula außerdem Bestandteil weiterer Digitalisierungsprojekte werden, da die unkomplizierte Digitalisierung vorhandener Papierunterlagen eine echte Produktivitätssteigerung bedeute, so der dortige Leiter Digitalisierung, Sören Staas.

Überregionales Interesse an Ula

Die Unterlagen-App Ula bietet sich insbesondere bei dokumentenreichen, internen Vorgängen zur Digitalisierung an. Eine solche Nutzung ist jedoch nicht auf die öffentliche Verwaltung begrenzt – viele verschiedene Einsatzszenarien wären denkbar. Im Vordergrund steht dabei immer die Digitalisierung papierlastiger Prozesse, um Zeit und (personelle) Aufwände einzusparen.
Ula zieht inzwischen auch überregionale Interessenten an. So stehe beispielsweise eine Kreisverwaltung aus Baden-Württemberg als nächster Anwendender bereits fest, berichtet das krz. Die Behörde hatte im letzten Jahr über die Preisverleihung des E-Government-Wettbewerbs von der Unterlagen-App erfahren (wir berichteten). (sib)

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Stichwörter: Personalwesen, Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz), Dokumenten-Management

Bildquelle: krz