E-Rechnung:
Pflicht wird zum Vorteil


[25.5.2020] Ab November sind Lieferanten, die als Auftragnehmer für den Bund und seine Behörden tätig sind, zum Versand elektronischer Rechnungen verpflichtet. Wie sind Vorgänge rund um die E-Rechnung definiert, und wie wirkt sich diese Vorschrift konkret aus?

Einlieferungswege in die Bundesplattformen. Eine elektronische Rechnung ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der automatisch weiterverarbeitet werden kann. Inhalte und Format des Datensatzes wurden europaweit einheitlich festgelegt. In Deutschland ist nach der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) grundsätzlich der Standard XRechnung zu verwenden. Dabei handelt sich um einen offenen, unentgeltlichen und zukunftssicheren Datenstandard. Die öffentliche Verwaltung akzeptiert XRechnungen sowie andere, der europäischen Norm EN 16931 entsprechende Formate. Zusätzlich müssen E-Rechnungen die Anforderungen der E-RechV sowie die Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen erfüllen. Ab dem 27. November 2020 sind Rechnungssteller in der Pflicht,
E-Rechnungen an Auftraggeber des Bundes zu übermitteln. Ausgenommen von dieser Verpflichtung sind unter anderem Direktaufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von 1.000 Euro.

Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes

E-Rechnungen an die Bundesverwaltung können über die Rechnungseingangsplattformen des Bundes eingereicht werden. Für Bundesministerien und für Verfassungsorgane sowie für Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung ist dies die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE). Für die E-Rechnungen an Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung, an Zuwendungsempfänger des Bundes sowie an die kooperierenden Bundesländer Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen und Thüringen steht die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) zur Verfügung. Es ist lediglich eine einmalige Registrierung des Rechnungsstellers für die Nutzung der Plattform erforderlich. Über welche Plattform die Dateien jeweils eingereicht werden müssen, erfahren Lieferanten von ihren Auftraggebern. Diese teilen auch die so genannte Leitweg-ID mit, die dafür sorgt, dass die E-Rechnung den richtigen Adressaten erreicht.

Software fit für E-Rechnung machen

Lieferanten können E-Rechnungen auf mehreren Wegen über die ZRE und OZG-RE an ihre Auftraggeber übermitteln. Am einfachsten ist der Versand der Datei direkt aus dem eigenen IT-System heraus. Hierfür kann es notwendig sein, die beim Lieferanten eingesetzte Software fit für die E-Rechnung zu machen, um die elektronische Übertragung mit E-Mail optimal nutzen zu können. Aktuell wird zudem die Übermittlung via Web-Service PEPPOL eingerichtet. Der manuelle Upload einer vorab erstellten E-Rechnung auf den Seiten von ZRE und OZG-RE bietet sich für die Lieferanten an, die mit ihrer Software eine entsprechende Rechnung erstellen, diese jedoch nicht über die angebotenen Übertragungskanäle (De-Mail, E-Mail oder Web-Service) versenden. Dabei ist zu beachten, dass das zum Upload vorgesehene Dokument neben der europäischen Norm auch der E-RechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform entspricht.

Spürbare Einsparungen auf Lieferantenseite

Die Web-Erfassung bietet sich insbesondere für Rechnungssteller mit einem geringen Rechnungsvolumen an, die keine Software im Rechnungsausgang verwenden oder deren im Einsatz befindliche Software keinen – den oben genannten Anforderungen entsprechenden – Standard unterstützt. Konkret: Der Rechnungssteller gibt die Daten Feld für Feld manuell in eine Eingabemaske der ZRE oder OZG-RE ein. Auf den Plattformen wird daraus eine XRechnung erzeugt und dann dem Empfänger übergeben. Der Rechnungssteller kann die von ihm in der Plattform erstellte Rechnung nach dem Versand als Datei herunterladen. Für die ordnungsgemäße Aufbewahrung muss der Rechnungssteller selbst sorgen. Die Plattform stellt dafür kein revisionssicheres Archiv bereit.
Mit der Einführung der E-Rechnung hat der Bund ein Etappenziel auf seinem Weg erreicht, Verwaltungsleistungen bis 2022 auch elektronisch anzubieten. Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung können die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung und -bearbeitung umfassend nutzen. Dazu gehören auf Lieferantenseite unter anderem die spürbaren Einsparungen durch den Entfall des Ausdruckens und des postalischen Versands.

Projekt „eRechnungsportal Bund“

Zudem ergeben sich mit der Umstellung auf die E-Rechnung Chancen, auch weitere Prozesse im Rechnungswesen zu digitalisieren. Und schließlich ist mit Blick auf die Rechnungsbearbeitung zu erwarten, dass durch die Minimierung der Transportzeiten sowie den Wegfall ganzer Arbeitsschritte eine Verkürzung der Durchlaufzeit einer Rechnung erreicht wird.
Das Projekt „eRechnungsportal Bund“ ist Teil des Programms Dienstekonsolidierung Bund. Bis 2025 sollen in über 40 Projekten gemeinsame, leistungsstarke und sichere IT-Lösungen für die Bundesverwaltung entwickelt und in rund 200 Bundesbehörden bereitgestellt werden.

Franziska Streichsbier

Streichsbier, Franziska
Franziska Streichsbier ist Referentin im Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat. Sie wird auf dem E-Rechnungs-Gipfel unter dem Titel „Die E-Rechnung kommt – Pflicht und Vorteil für die Wirtschaft“ zu diesem Thema sprechen. Der E-Rechnungs-Gipfel findet dieses Jahr am 21. und 22. September 2020 in Düsseldorf statt. Er wird präsentiert vom Forum für elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), dem Verband elektronische Rechnung (VeR) und dem Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI).

https://www.bmi.bund.de/einfuehrung-e-rechnung
https://www.e-rechnungsgipfel.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe Mai 2020 von Kommune21 im Schwerpunkt E-Rechnung erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Finanzwesen, E-Rechnung, E-Rechnungs-Gipfel 2020, XRechnung, Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE)

Bildquelle: Schütze AG & Bonpago GmbH

Druckversion    PDF     Link mailen



Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich Finanzwesen
Finanzwesen: Instrumente gegen Blindflüge Bericht
[10.7.2020] Die finanziellen Auswirkungen der Corona-Krise auf die kommunalen Haushalte werden langsam sichtbar. Bei steigenden Ausgaben und wegbrechenden Einnahmen werden mehr denn je verlässliche Planungs- und Steuerungslösungen benötigt. mehr...
Mit präzisen Werkzeugen auch stürmische Zeiten meistern.
HESS Cash Systems: Kassenvorgänge sicher dokumentieren
[10.7.2020] Die Vorgaben der Kassensicherungsverordnung werden in den Lösungen von HESS Cash Systems berücksichtigt. Um Kassenvorgänge sicher aufzuzeichnen, setzt das Unternehmen eine technische Sicherheitseinrichtung in Form eines USB-Sticks ein. mehr...
KISA: Kunden an XRechnungsportal anbinden
[24.6.2020] Der Zweckverband KISA arbeitet daran, es seinen Kunden zeitnah zu ermöglichen, mittels KISA.Post, VIS und dem ZRL-Konnektor den E-Rechnungsempfang in vollem Umfang wahrzunehmen. mehr...
Hessen: BORIS zeigt neue Bodenrichtwerte
[24.6.2020] Gebührenfrei ermöglicht BORIS Hessen landesweit die Ermittlung von Bodenrichtwerten. Jetzt wurden die Zahlen flächendeckend aktualisiert. mehr...
xSuite Group: Digitale Rechnungsverarbeitung im Fokus
[23.6.2020] Die xSuite Group präsentiert ihre neue Online-Konferenz für den öffentlichen Sektor. Die digitale Rechnungsverarbeitung ist das Thema der virtuellen Veranstaltung Anfang Juli. mehr...
Suchen...

 Anzeige

Aktuelle Information des Verlags


In Zeiten der Corona-Pandemie werden wir aktuelle Ausgaben von Kommune21 allen Interessierten bis auf weiteres kostenfrei digital zur Verfügung stellen. Weisen Sie bitte auch Ihre Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice auf diese Möglichkeit hin.

Wir haben an dieser Stelle eine Bitte an Sie:
Die gegenwärtige Situation macht einmal mehr deutlich, wie wichtig das Thema Digitalisierung auch in Ihrer Verwaltung, Behörde oder Schule ist. Kommune21 berichtet seit 20 Jahren über alle wichtigen Themen der IT-gestützten Verwaltungsmodernisierung und hilft, die Digitalisierung im Public Sector transparent und besser zu gestalten. Bitte prüfen Sie über Ihre Buchhaltung, ob Sie bereits ein reguläres Abonnement von Kommune21 haben. Wenn nicht, dann freuen wir uns, wenn Sie gerade in diesen Zeiten ein Abonnement in Betracht ziehen. Danke!

Kommune21, Ausgabe 7/2020
Kommune21, Ausgabe 6/2020
Kommune21, Ausgabe 5/2020
Kommune21, Ausgabe 4/2020
Kommune21, Ausgabe 3/2020

Ausgewählte Anbieter aus dem Bereich Finanzwesen:
IT-Guide PlusDATEV eG
90429 Nürnberg
DATEV eG
MACH AG
23558 Lübeck
MACH AG
OrgaSoft Kommunal GmbH
66119 Saarbrücken
OrgaSoft Kommunal GmbH
ITEBO GmbH
49074 Osnabrück
ITEBO GmbH
Saxess AG
04107 Leipzig
Saxess AG
Aktuelle Meldungen