Zeiterfassung:
Schnittstellen nutzen


[21.4.2020] ZEUS Workforce Management verwaltet Zeit- und Fehlzeitkonten. Schnittstellen zu Personalinformations-, Personalwirtschafts- und Entgeltabrechnungssystemen erleichtern die nahtlose Weiterverarbeitung der Daten.

Leistungen direkt am Einsatzort aufzeichnen. Moderne Zeitwirtschaft geht weit über das hinaus, was die meisten, bisherigen Systeme leisten. Schon bei der Datenerfassung sind stationäre Zeiterfassungsterminals, die den Bediensteten den Saldo anzeigen, sobald ein, wie auch immer codierter, Transponder vorgehalten wird, eher Relikte aus der Vergangenheit.
Aktuelle Technologien ermöglichen es, Arbeitszeiten an jedem Arbeitsplatzrechner oder mobil am Smartphone und Tablet zu buchen. Insbesondere aber bieten moderne Terminals, genau wie mobile Endgeräte, interaktive Dialoge mit dem System dahinter und erfüllen alle Aspekte des Employee Self Service. Dadurch wird der Personalbereich von Standardaufgaben, Korrekturen und Rückfragen maßgeblich entlastet.

Nahtlose Weiterverarbeitung von Daten

Die Lösung ZEUS Workforce Management von Anbieter ISGUS berechnet und verwaltet alle Zeit- und Fehlzeitkonten nach TVöD und den jeweiligen Dienstvereinbarungen. Intelligente Schnittstellen zu allen Personalinformations-, Personalwirtschafts- und Entgeltabrechnungssystemen garantieren die nahtlose Weiterverarbeitung von Daten aus der Zeitwirtschaft. Digitale Lösungen verändern auch in Kommunen die Regeln und Abläufe des Personal-Managements. Sobald die Zahl der Mitarbeiter steigt und Arbeitsorganisation und Einsatzorte flexibler werden, werden administrative Prozesse und Datenmengen für herkömmliche Lösungen schnell unübersichtlich und aufwendig.
Beschäftigte mit automatischen E-Mails an vergessene Buchungen zu erinnern, Workflows für Korrektur- und Fehlzeitanträge, die digitale Reisekostenerfassung und viele andere Aufgaben sind mit ZEUS verknüpft und automatisiert. Bei der Elternzeit muss beispielsweise niemand mehr daran denken, den Urlaubsanspruch zu korrigieren und auch das in der ZEUS-Architektur verankerte Vererbungsprinzip erledigt bei Neueinstellungen oder Versetzungen zahlreiche Aufgaben.

Ämter objektiv vergleichen

Statistiken und Reports sind dazu da, Daten und Zahlenmaterial zu liefern, um damit die Effektivität der Behörden oder Ämter objektiv vergleichen und strategische Entscheidungen zur Weiterentwicklung treffen zu können. Listen auszudrucken, um zum Beispiel Kontenstände und Resturlaube zu überwachen, wird also überflüssig.
Der Wechsel einer so genannten Ampelzone, das baldige Erreichen der maximalen Arbeitszeit bei Geringverdienern oder eine Unterdeckung in der Besetzung des Bürgeramts, wird Mitarbeitern und Vorgesetzten automatisch per E-Mail, im Messenger des Systems und über das ISGUS-IT-Terminal angezeigt. Auch die Kollegen, die mit ZEUS mobile App arbeiten, werden informiert und bekommen dann eine Push-Nachricht auf das Handy.

Von Input- zu Output-Orientierung

Die Bedienung der ISGUS-Lösung ist einfach und schnell erlernbar. Alle Funktionen und Informationen finden die Nutzer in zwei zentralen Bereichen: dem Dashboard und in „Mein ZEUS“. Und wenn doch einmal eine Frage auftaucht, helfen Release-Notes, die Online-Hilfe und anschauliche Screencasts.
Auch die Umstellung auf die Doppik hat Auswirkungen auf die Zeiterfassung. Unter dem Begriff „Neues kommunales Finanzmanagement“ (NKF) werden alle Bestrebungen zusammengefasst, die bisher nach dem Prinzip der Kameralistik geführten Finanzhaushalte der Kommunen auf die Doppik umzustellen. Neu ist, dass mit der Doppik der Ressourcenverbrauch, also der Aufwand, dem Ressourcenaufkommen und somit dem Ertrag gegenübergestellt wird. Das Ziel der Reform ist es, die Steuerung der Kommunen von der so genannten Input- auf die Output-Orientierung umzustellen. Damit sollen Aussagen über Effektivität und Wirtschaftlichkeit getroffen und Entscheidungen über den öffentlichen Haushalt ermöglicht werden.

Innerbehördlichen Leistungsverrechnung

Im Unterschied zur Kameralistik ist im Rahmen des NKF die Abbildung der Ressourcenverbräuche für alle Bereiche fest vorgeschrieben. Bei der kommunalen Kameralistik war dies zwar auch möglich, gesetzlich vorgeschrieben war es jedoch nur dort, wo die Ressourcenverbräuche unmittelbar über Gebühren von den Bürgern refinanziert wurden.
Die Kosten- und Leistungsrechnung einer öffentlichen Institution dient somit der wirtschaftlichen Kontrolle sowie der internen Steuerung. In Produktbereiche und Produktgruppen strukturierte Produkte beziehungsweise Leistungen und deren Kalkulation stehen dabei gemeinsam mit der innerbehördlichen Leistungsverrechnung im Vordergrund. Um diese effizient und sicher zu erfassen und digital zu bewerten, bietet das ZEUS Workforce Management mit dem Modul ZEUS KLE, für Kosten- und Leistungserfassung, eine wesentliche Unterstützung. Die Produkterfassung kann sowohl am stationären ISGUS-Terminal als auch via Webclient an jedem Arbeitsplatz erfolgen.

Gruppenbuchung möglich

Weitaus verbreiteter in der öffentlichen Verwaltung ist die nachträgliche Verteilung der individuellen Arbeitszeit auf Produkte und erbrachte Leistungen. Diese Art der Zuordnung kann ganz oder zum Teil prozentual automatisch gesteuert werden und ebenso individuell durch die Zurechnung absoluter Arbeitszeiten erfolgen, welche die ZEUS Zeitwirtschaft exakt berechnet und taggenau zur Verfügung stellt.
Sollen Produkte dort aufgezeichnet werden, wo die Leistungserbringung stattfindet, also direkt am Einsatzort, ist die mobile Erfassung über Smartphone und Tablet die ideale Lösung. Mit den integrierten Kameras können diese über QR-Codes festgehalten werden. Sind Teams in die Aufgabenerfüllung eingebunden, ermöglicht es die Gruppenbuchung, dass der Team-Leiter die Dokumentation für die beteiligten Kollegen durchführt.

On premise oder als Software as a Service

ZEUS KLE ist für Kommunen und kommunale Versorgungsbetriebe die ideale Ergänzung zur ZEUS Zeitwirtschaft. Damit ist die schnelle und sichere Datenerfassung sowie die Bewertung jederzeit gewährleistet. Die Lösung kombiniert und automatisiert Prozesse und Aufgaben und informiert Bedienstete, wie beispielsweise Führungskräfte über die für sie relevanten Informationen.
ZEUS steht klassisch on premise oder als Software as a Service (SaaS) im ISGUS-Rechenzentrum zur Verfügung. Die Kunden profitieren von konstanten und planbaren Konditionen und müssen sich nicht um die Bereitstellung und Pflege von Datenbanken und sonstiger IT-Ausstattung oder um die Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung kümmern.

Klaus Wössner ist Vertriebsleiter bei der ISGUS GmbH, Villingen-Schwenningen.

https://www.isgus.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe April 2020 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Fachverfahren, ISGUS, Zeiterfassung, ZEUS

Bildquelle: NDABCREATIVITY/stock.adobe.com

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