Kreis Viersen:
Locker zum Amtsblatt


[14.6.2021] Sauber strukturieren, layouten und veröffentlichen – ein digitales Informationssystem erleichtert die Abläufe beim Amtsblatt des Kreises Viersen.

Kreis Viersen setzt auf einfache Bedienbarkeit. Früher nahm das Erstellen des Amtsblatts des Kreises Viersen unnötig viel Personal und Ressourcen in Anspruch. Vor allem die Formatierung bereitete Probleme. Diese Zeiten sind nun vorbei. Denn mit der Umstellung auf das digitale Amtsblattinformationssystem ABI.NET des Anbieters Sternberg konnte die nordrhein-west­fälische Kommune viele Schritte automatisieren und die Effizienz der Abläufe erheblich steigern.
Im Amtsblatt des Kreises Viersen werden nicht nur die Bekannt­machungen der insgesamt neun Städte und Gemeinden veröffent­licht, sondern auch Nachrichten Dritter, wie etwa der Jagdgenossenschaften oder der Sparkasse Krefeld. „All diese verschiedenen Bekanntmachungen erreichten uns in unterschiedlichen Formaten und Layouts. Entsprechend aufwendig war das Erstellen eines einheitlichen Erscheinungsbildes“, erklärt Michael Inderhees, Leiter der Abteilung Zentrale Dienste beim Kreis Viersen.

Festgelegte Reihenfolge

Das Layout wurde über ein Grafikprogramm entwickelt und konnte erst finalisiert werden, wenn jede einzelne Bekanntmachung vorlag. „Der redaktionelle Aufbau des Amtsblatts folgt einer festgelegten Reihenfolge“, sagt Inderhees. „Kam eine bestimmte Bekanntmachung erst später hinzu, musste das Layout der anderen Veröffentlichungen – inklusive der Seitenumbrüche und Absätze – wieder angepasst werden. Dabei ging jedes Mal viel Zeit verloren.“ Auch das Inhaltsverzeichnis wurde so erst kurz vor dem Redaktionsschluss endgültig festgelegt. „Das Amtsblatt hat Zeit, Personal und weitere wichtige Ressourcen beansprucht, die wir an anderer Stelle besser hätten einsetzen können. Wir wollten daher ein digitales System finden, das genau dieses Problem für uns löst“, so der Verwaltungsmitarbeiter.

Übernehmen per Drag and Drop

Da der Kreis mit dem digitalen Ratsinformationssystem SD.NET von Sternberg bereits positive Erfahrungen gesammelt hatte, dauerte die Suche nach einer neuen Lösung nicht lange. Denn das Bielefelder Software-Unternehmen hat auch das digitale Amtsblatt­informationssystem ABI.NET entwickelt. Über dieses können Gemeinden ihre Amtsblätter sauber strukturieren, layouten und veröffentlichen und das ganz ohne zusätzliche Grafikprogramme. Bekanntmachungen werden als Word-Dokument per Drag and Drop übernommen und ein konfigurierbarer Verteiler garantiert, dass alle gewünschten Empfänger – etwa die verschiedenen Medien – das Amtsblatt erhalten.

Integrierte Recherchefunktion

„Viele Prozesse, die vorher manuell gesteuert werden mussten, sind nun automatisiert und wir konnten wichtige Funktionen wie den Newsletter beibehalten“, berichtet Michael Inderhees. Auch das Inhaltsverzeichnis wird vollautomatisch angelegt. Dank integrierter Recherche­funktion können die Verantwortlichen beim Kreis Viersen außerdem auf die Erstellung eines Jahresinhaltsverzeichnisses verzichten. Ist das Amtsblatt freigegeben, erfolgt die Veröffentlichung im Internet automatisch zum jeweils gewünschten Zeitpunkt. „Der gesamte Prozess ist wesentlich intuitiver und effizienter“, bekräftigt Inderhees. „Die Zeit- und Kostenersparnis ist bereits jetzt messbar und wir empfehlen ABI.NET daher gerne weiter.“

Karl Schippers ist Leiter des Amts für Personal und Organisation des Kreises Viersen.

https://www.kreis-viersen.de
https://www.sitzungsdienst.net
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe Juni 2021 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, Sternberg

Bildquelle: Pressestelle Viersen

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