Apps:
Einfach arbeiten


[20.12.2016] Eine App für die mobile Datenerfassung sorgt dafür, dass sich die Mitarbeiter von kommunalen Betrieben auf ihre Arbeit konzentrieren können, statt Papierkram zu erledigen. Die Kommunalen Betriebe Soest setzen die neue App bereits ein.

App entlastet Mitarbeiter kommunaler Betriebe von Papierarbeit. In den Bauhöfen und Betrieben der Städte, Kreise und Gemeinden wird hart gearbeitet. Je nach Auftragslage werden Grünanlagen gepflegt, Straßenreparaturen durchgeführt, Müll entsorgt und vieles mehr. Die Arbeiten werden für den eigenen Arbeitgeber oder für externe Auftraggeber erbracht. Es kommen schwere Maschinen zum Einsatz, gefährliche Stoffe und Chemikalien, kleine Gerätschaften und ganz besonders menschliches Know-how. All dies muss zielgerichtet gesteuert und natürlich auch abgerechnet werden. Die Mitarbeiter möchten bezahlt werden, die Maschinen müssen gewartet und instandgehalten werden, das Material muss beschafft werden. All dies kostet Geld und soll refinanziert werden.

Leistungen mobil erfassen

Damit die getane Arbeit korrekt abgerechnet werden kann, müssen die Mitarbeiter ihre Leistungen penibel aufschreiben: Welche Maschine wurde genutzt? Welches Material wurde verwendet? Wie lange war die Mannschaft mit der Tätigkeit beschäftigt? Darüber hinaus müssen weitere Faktoren berücksichtigt werden: Gibt es beispielsweise eine Erschwernis- oder Gefahrenzulage? Diese Informationen benötigt die Buchhaltung für die Abrechnung mit den Auftraggebern. Nicht zuletzt müssen auch die Gehälter der Arbeiter korrekt überwiesen werden.
Nach getaner Arbeit kommt es für die Mitarbeiter vor Ort zum leidigen Schreibkram. Die Nachweise werden vorerst auf einem Zettel erfasst. Das Ganze muss nun in die Software übernommen werden – entweder die Arbeiter selbst oder eine Buchhaltungskraft entziffert die handschriftlichen Aufzeichnungen und gibt die Daten nachträglich in das System ein.
Das Unternehmen Infoma bietet für die Finanzlösung newsystem inzwischen eine mobile App an. Direkt auf dem Smartphone können vor Ort zu einem Auftrag die jeweiligen Leistungen erfasst werden. Nicht auf einem Zettel, sondern direkt in der App. Zeiten, Maschinen, Materialeinsatz – alles wird in der App erfasst. Auch Bilder können zu Dokumentationszwecken aufgenommen und zugeordnet werden. Bei der Synchronisation werden die Daten an das Buchhaltungssystem newsystem übertragen und können direkt weiterverarbeitet und verbucht werden. Datenänderungen aus der Verwaltung und dem Rechnungswesen – etwa neue Aufträge – können gleichzeitig an das mobile Endgerät übermittelt werden.

Keine handschriftlichen Zettel mehr entziffern

Die Kommunalen Betriebe Soest haben die neue App von Infoma im Einsatz. Rechnungswesen-Leiter Wido Föckeler und Betriebsleiter Axel Ruster sind zufrieden, dass sich die Mitarbeiter vor allem wieder auf das konzentrieren, was sie am besten können: Gute Arbeit. „Ein Landschaftsgärtner will von seiner Zeit so wenig wie möglich mit Buchhaltung und Papierkram verbringen“, sagt Föckeler. Und einer Buchhaltungskraft sei es kaum zuzumuten, die handschriftlichen Zettel der Außendienstkollegen tagein tagaus zu entziffern und in die Software zu tippen. Axel Ruster erläutert: „All das waren bisher Prozesse, die für Unzufriedenheit gesorgt haben. Nach einem kooperativen Entwicklungsprozess konnten wir für unsere Mitarbeiter Rahmenbedingungen schaffen, die ihnen die tägliche Arbeit erleichtern.“
Bei der Einführung der App wurden die Kommunalen Betriebe Soest vom Unternehmen Citkomm begleitet. Der kommunale IT-Dienstleister berät und unterstützt seine Kunden rund um die kaufmännischen Module von newsystem wie Auftragsabwicklung, Ressourcenverwaltung, Einkauf, Lager und Leistungserfassung. Betriebsleiter Ruster sagt: „Die Citkomm kennt sich mit der Software aus – und sie kennt unsere Bedürfnisse. Diese Kombination machen die Kollegen vom Rechenzentrum für uns zu den Experten, die wir vor Ort brauchen.“
Ist in newsystem die Leistungsdatenerfassung bereits im Einsatz, ist es für den Kunden nur noch ein kleiner Schritt bis zur Nutzung der App. In einem übersichtlichen Projekt werden in kurzer Zeit gemeinsam mit den Kunden vor Ort die Anforderungen, die die Buchhaltung an die Leistungserfassung hat, festgezurrt. Es wird festgelegt, welche Daten auf dem mobilen Gerät dargestellt und erfasst werden sollen. Die technische Anbindung und Umsetzung erfolgt durch Citkomm. Kurz und bündig wird den Mitarbeitern dann im Außendienst erklärt, welche Daten sie auf dem Endgerät sehen und welche sie ergänzen müssen. Die Synchronisation erfolgt auf Knopfdruck.


Jutta Bäumer ist Kundenberaterin bei Citkomm Services, Hemer.

http://www.citkomm.de
http://www.infoma.de
http://www.soest.de
Dieser Beitrag ist in der Dezember-Ausgabe von Kommune21 im Schwerpunkt Kommunale Betriebe erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Personalwesen, Infoma, Citkomm, Apps, Kommunale Betriebe Soest

Bildquelle: Tomasz Zajda/Fotolia.com

Druckversion    PDF     Link mailen


Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich Personalwesen
Studie: Frauen in der Führungsetage 2021
[27.7.2022] Die Ergebnisse der FIT-Public-Management-Studie für das Jahr 2021 liegen vor. Knapp 2.000 öffentliche Unternehmen der kommunalen, Bundes- und Landesebene wurden untersucht. In kommunalen Firmen lag der Anteil von Frauen in Vorstand, Geschäftsleitung oder Geschäftsführung bei 20,6 Prozent. mehr...
Die FIT-Public-Management-Studie untersucht den Frauenanteil im Top-Management öffentlicher Unternehmen.
Berlin: Vereinbarung für mobiles Arbeiten
[13.7.2022] Die Berliner Senatsverwaltung für Inneres, Digitalisierung und Sport sowie der Personalrat haben eine Dienstvereinbarung zum mobilen Arbeiten unterzeichnet. mehr...
Stuttgart: Rahmendienstvereinbarung zur IT
[6.7.2022] Eine neue Rahmendienstvereinbarung zur Digitalisierung und Informationstechnik bei der Landeshauptstadt Stuttgart ist unterzeichnet. Die Vereinbarung umfasst unter anderem eine Beschäftigungssicherung für die Mitarbeiterschaft, zeigt Vorteile der Digitalisierung auf und soll die Umsetzung erleichtern. mehr...
Wolfsburg: Modernisierung findet Stadt Bericht
[19.4.2022] Die Stadt Wolfsburg will ihre Verwaltung fit für die Zukunft machen. Dazu wurden unter anderem für die Themen-Cluster Personal-Management und Moderne Arbeitswelten entsprechende Maßnahmen erarbeitet. mehr...
Stadt Wolfsburg will sich zukunftsorientiert aufstellen.
Personalwesen: Dekade der Digitalisierung Bericht
[14.4.2022] Die Corona-Pandemie und die damit einhergehende extreme Belastung in den Gesundheitsämtern boten einen Vorgeschmack darauf, was der Fachkräftemangel für die Verwaltung bedeutet. Die Digitalisierung ist hier ebenso Herausforderung wie Teil der Lösung. mehr...
Videokonferenz: Digitalisierung ist Herausforderung und Lösungsansatz zugleich.
Suchen...

Aktuelle Information des Verlags


In Zeiten der Corona-Pandemie werden wir aktuelle Ausgaben von Kommune21 allen Interessierten bis auf weiteres kostenfrei digital zur Verfügung stellen. Weisen Sie bitte auch Ihre Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice auf diese Möglichkeit hin.

Wir haben an dieser Stelle eine Bitte an Sie:
Die gegenwärtige Situation macht einmal mehr deutlich, wie wichtig das Thema Digitalisierung auch in Ihrer Verwaltung, Behörde oder Schule ist. Kommune21 berichtet seit 20 Jahren über alle wichtigen Themen der IT-gestützten Verwaltungsmodernisierung und hilft, die Digitalisierung im Public Sector transparent und besser zu gestalten. Bitte prüfen Sie über Ihre Buchhaltung, ob Sie bereits ein reguläres Abonnement von Kommune21 haben. Wenn nicht, dann freuen wir uns, wenn Sie gerade in diesen Zeiten ein Abonnement in Betracht ziehen. Danke!

Kommune21, Ausgabe 08/2022
Kommune21, Ausgabe 07/2022
Kommune21, Ausgabe 06/2022
Kommune21, Ausgabe 05/2022

Aboverwaltung


Abbonement kuendigen

Abbonement kuendigen
Ausgewählte Anbieter aus dem Bereich Personalwesen:
ITEBO GmbH
49074 Osnabrück
ITEBO GmbH
AIDA ORGA GmbH
75391 Gechingen
AIDA ORGA GmbH
NOLIS GmbH
31582 Nienburg/Weser
NOLIS GmbH
Aktuelle Meldungen