Homeoffice:
Tools für Teams


[6.5.2020] Neben den Collaboration Tools US-amerikanischer Konzerne, bei denen die DSGVO-Konformität fraglich ist, stehen auch Lösungen made in Germany zur Verfügung.

Junge, agile Unternehmen und einige größere Firmen aus dem IT-Bereich nutzen sie schon lange – in den meisten Behörden sind sie indes weitgehend unbekannt: Collaboration Tools oder Software für die Zusammenarbeit. Gerade in der jetzigen Krisensituation, wo viele Beschäftigte im Homeoffice arbeiten und völlig neue Routinen entwickeln, sind solche Tools nützlich und können die Abläufe erleichtern. Das Internet bietet vielfältige Hilfsmittel für Team-Arbeit, Kommunikation und Produktivität sowie Selbstorganisation. Sie gehen weit über die Funktionalität von Telefon und E-Mail hinaus.
Um ganze Projekte zu organisieren, Aufgabenpakete zu vereinbaren und den Bearbeitungsstand für alle Beteiligten sichtbar zu machen, bietet sich etwa ein Tool wie Trello an. Mit der Organisationssoftware können alle Aufgaben und Zuständigkeiten verwaltet werden, die im Projekt-Management anfallen; es hilft auch bei der Selbstorganisation. Auf Boards und Karten, welche die To-Do-Listen von Microsoft oder die Erinnerungen von Apple ersetzen, sind alle Aufgaben übersichtlich verteilt. Jede Karte enthält eine Aufgabe und kann mit Texten, Anhängen, Deadlines, Tags und Checklisten versehen oder um Kommentare oder Bewertungen ergänzt werden. Fortschrittsstände können als „geplant“, „im Gange“ oder „fertig“ markiert werden, auch Fälligkeitsdaten lassen sich einbinden.
Ganz ähnlich funktioniert Asana, ein professionelles Projekt- und Aufgaben-Management-Tool, das von zwei Facebook-Entwicklern gegründet wurde und aus dem Silicon Valley stammt. Wie bei allen US-amerikanischen Angeboten, die auf Cloud-Diensten basieren, ist eine DSGVO-Konformität fraglich. Bei Slack, einem populären Messaging-Dienst, mit dem Nachrichten ausgetauscht und Chats mit Einzelpersonen und Gruppen möglich sind, legt man zwar großen Wert auf Sicherheit und Datenschutz und hat die Anforderungen an die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) angepasst. Da wirkliche Kollaboration, etwa das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, jedoch nur mit externen Zusatzdiensten wie Dropbox oder Google Drive möglich ist, übernimmt Slack keine Gewähr für Tracking und Analysen durch dritte Parteien. Im Einsatz ist Slack etwa bei IBM und Uber. Microsoft wollte Slack im Jahr 2016 ganz übernehmen, entschied sich stattdessen aber für eine Konkurrenzplattform: Microsoft Teams.
Mit Teams stellt der US-Konzern eine in Office und den Videodienst Skype integrierte Plattform zur Verfügung, die als Rundum-sorglos-Lösung auftritt. Wie der Name schon sagt, können Teams gebildet, Kommunikationskanäle definiert, Messaging, Voice-over-IP-Telefonie und Videoconferencing betrieben werden. Meetings planen, organisieren und sogar aufzeichnen, ist problemlos möglich – alles in Verbindung mit den Cloud-Diensten von Microsoft und Rechenzentrumsstandorten in den USA.

Datenschutz per Individualvertrag

Für den öffentlichen Dienst in Deutschland ist es eher schwierig, diese Angebote in Erwägung zu ziehen. Ein einheimischer Anbieter im Bereich Online-Projekt-Management positioniert sich da ganz anders: Factro ist made in Germany. Die cloudbasierte Software erlaubt es, Projekte online zu erstellen, Aufgaben zu planen, zu terminieren und die Beteiligten über alle Änderungen auf dem Laufenden zu halten. Integriert sind ein Echtzeit-Benachrichtigungssystem, Dashboard, Projektstrukturbaum, Gantt-Charts und Controlling-Funktionen. Besonderer Wert wird auf Datenschutz und DSGVO-Konformität gelegt. Die Rechenzentren, in denen die Daten lagern und verarbeitet werden, stehen in Frankfurt und Nürnberg, Firmensitz ist Bochum.
Auch Stackfield, ein Start-up aus München, bietet eine Produktivitätslösung an, die Projekt-Management, Kommunikation und Kollaboration unter DSGVO-Gesichtspunkten erlaubt. Mit Stackfield können Arbeitsbereiche in der Cloud angelegt sowie Produkte, Aufgaben, Dokumente, Termine und Notizen verwaltet werden. Auch gesicherte Echtzeitkommunikation im Teamchat ist möglich. Das Ganze ist durchgehend Ende-zu-Ende-verschlüsselt, und somit können weder Dritte noch der Hersteller selbst auf die Kundendaten zugreifen. Standort der ISO-zertifizierten Rechenzentren ist ebenfalls Deutschland.
Insbesondere für öffentliche Stelle dürften die beiden letzten Angebote interessant sein, da sie einen niedrigschwelligen Zugang erlauben bei gleichzeitiger Beachtung der Sicherheits- und Datenschutzstandards. Die Stadt Freiburg im Breisgau hat beispielsweise Stackfield im Einsatz und hierzu einen individuellen Vertrag mit dem Anbieter vereinbart.

Helmut Merschmann


Stichwörter: Panorama, Collaboration Tools, Projekt-Management, Cloud Computing, Datenschutz, DSGVO, Trello, Asana, Slack, Microsoft Teams, Factro, Stackfield



Druckversion    PDF     Link mailen


Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich Panorama
eGovernment MONITOR 2020: Deutschland holt auf
[22.10.2020] Die Nutzung von E-Government-Angeboten nimmt in der DACH-Region weiter zu. Dies scheint jedoch nicht auf pandemiebedingte Behördenschließungen zurückzugehen. Zu diesen Ergebnissen kommt der neue eGovernment MONITOR. mehr...
Erstmals enthält der eGovernment MONITOR eine Typisierung potenzieller E-Government-Nutzer.
Open Data: Bereitstellung in Kommunen
[22.10.2020] Eine Difu-Studie für die Bertelsmann Stiftung zeigt die steigende Bereitschaft von Kommunen, ihre Daten offen zur Verfügung zu stellen. Dabei tauchen jedoch auch Hürden auf – insbesondere für kleinere Kommunen. mehr...
Studie zeigt die Bereitschaft zur Open-Data-Bereitstellung in Kommunen.
Studie: Digitale Kommune: Eine Typfrage?
[20.10.2020] Kommunale Digitalisierung ist komplex und kann auf verschiedenen Wegen erreicht werden. ÖFIT und KGSt veröffentlichten jetzt eine Studie, in der verschiedene Digitalisierungstypen beschrieben und auch angeleitet werden. mehr...
Bitkom: Corona beschleunigt Digitalisierung
[19.10.2020] Ein Behördenbesuch vor Ort dauert im Schnitt 2,5 Stunden. Die Bürger fordern insbesondere angesichts der Corona-Pandemie mehr digitale Verwaltungsdienste. Zu diesen Ergebnissen kommt eine Umfrage im Auftrag des Digitalverbands Bitkom. mehr...
Dass die Corona-Krise die Digitalisierung der Verwaltung vorantreibt und mehr Online-Dienste wünschenswert sind, darüber ist sich die Mehrheit der deutschen Bürger einig. Auch das ergab die Umfrage des Digitalverbandes Bitkom.
Ulm: Gemeinderat beschließt Datenethikkonzept
[19.10.2020] Ulm hat ein kommunales Datenethikkonzept beschlossen, das als Selbstverpflichtung bestehende Gesetze ergänzen und Bürgern langfristig mehr Vertrauen geben soll. mehr...
Suchen...

 Anzeige



Aktuelle Information des Verlags


In Zeiten der Corona-Pandemie werden wir aktuelle Ausgaben von Kommune21 allen Interessierten bis auf weiteres kostenfrei digital zur Verfügung stellen. Weisen Sie bitte auch Ihre Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice auf diese Möglichkeit hin.

Wir haben an dieser Stelle eine Bitte an Sie:
Die gegenwärtige Situation macht einmal mehr deutlich, wie wichtig das Thema Digitalisierung auch in Ihrer Verwaltung, Behörde oder Schule ist. Kommune21 berichtet seit 20 Jahren über alle wichtigen Themen der IT-gestützten Verwaltungsmodernisierung und hilft, die Digitalisierung im Public Sector transparent und besser zu gestalten. Bitte prüfen Sie über Ihre Buchhaltung, ob Sie bereits ein reguläres Abonnement von Kommune21 haben. Wenn nicht, dann freuen wir uns, wenn Sie gerade in diesen Zeiten ein Abonnement in Betracht ziehen. Danke!

Kommune21, Ausgabe 10/2020
Kommune21, Ausgabe 9/2020
Kommune21, Ausgabe 8/2020
Kommune21, Ausgabe 7/2020

Ausgewählte Anbieter aus dem Bereich Panorama:
AIDA ORGA GmbH
75391 Gechingen
AIDA ORGA GmbH
Aktuelle Meldungen