[14.10.2019] Seit mehr als zehn Jahren wickelt der Kreis Gütersloh das Baugenehmigungsverfahren elektronisch ab. Der vollständig digitale Workflow vereinfacht die Kommunikation aller Projektbeteiligten, auch können die einzelnen Verfahrensschritte einfacher transparent dargestellt werden.

Am 1. Januar 2009 ist im Kreis Gütersloh das digitale Baugenehmigungsverfahren gestartet. Seitdem werden bei allen neuen Genehmigungsverfahren der nordrhein-westfälischen Kommune die Bearbeitung und Beteiligung von Fachbehörden und anderen Mitwirkenden in einem vollständig digitalen Workflow abgewickelt. „Wir haben das Rad nicht neu erfunden, aber konsequent umgesetzt“, sagt Bernhard Bußwinkel, Leiter der Abteilung Bauen, Wohnen und Immissionen. Im Jahr 2005 hat sich der Kreis im Rahmen der Projektgruppe E-Government OWL nach praxiserprobten Verfahren umgeschaut. In Osnabrück ist die Abteilung fündig geworden. ITeBAU nennt sich die internetbasierte digitale Bauplattform von Software-Anbieter ITEBO, die inzwischen in Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen und Hessen genutzt wird und digitale Standards setzt. „Ostwestfalen-Lippe ist dabei überproportional vertreten“, berichtet Bernhard Bußwinkel. Die Kreise Minden-Lübbecke, Lippe und Herford, die Städte Verl, Minden und Herford sind dabei; die Stadt Rietberg setzt ein vereinfachtes digitales Verfahren ein.

Anträge per Mausklick

Inzwischen sind beim Kreis Gütersloh über 40 Prozent der Bauanträge voll digitalisiert, werden also auch elektronisch eingereicht. Reicht jemand einen Bauantrag auf Papier ein, werden die Unterlagen gescannt und in das Fachverfahren übertragen, wo sie dann weiterverarbeitet werden. 15.000 Verfahren sind in den zehneinhalb Jahren digital bearbeitet worden. 2009 lag der Anteil der ausschließlich digital eingereichten Bauanträge bei zehn Prozent, in der ersten Jahreshälfte 2019 bei 42 Prozent. Wer einen Bauantrag digital einreichen möchte, steuert auf der Internet-Seite des Kreises die Rubrik ‚Bauen online‘ an. Dort kann der Antragsteller das entsprechende Formular auswählen und sich über eine Eingabemaske führen lassen – die dritte Komponente des Verfahrens neben der Fachanwendung ProBauG und der digitalen Bauplattform ITeBAU. „Das kann sich jeder im Internet anschauen, die ersten Schritte laufen ohne eine Identifizierung“, erläutert Bußwinkel. Abschließend werden die Bauvorlagen hochgeladen.

Transparenter Ablauf

An dem einfachsten Bauantrag arbeiten auf der Online-Plattform ITeBAU nur drei beteiligte Parteien mit: der Antragsteller, in der Regel ein Architekt, die jeweilige Kommune und die Abteilung Bauen, Wohnen und Immissionen. Bußwinkel: „Die Zahl der Beteiligten erhöht sich bei komplexeren Anträgen enorm.“ Seiner Abteilung liegt eine Liste von 64 zu beteiligenden Behörden vor. Gerade bei gewerblichen Bauten werden viele Stellen involviert, beispielsweise Straßenbaulastträger, Gas- und Stromversorger, die Untere Wasserbehörde oder die Immissionsschutzbehörden. Über die Rechtevergabe kann die Abteilung steuern, wer was auf der Plattform darf – nur lesen oder auch bearbeiten. Dass die Digitalisierung kein reiner Selbstzweck ist, verdeutlicht Bernhard Bußwinkel an einem einfachen Beispiel: „Wenn man einem Architekten schreibt, dass an der und der Stelle aus Brandschutzgründen kein Fenster möglich sei, dann kann er das am Computer direkt zumauern und in fünf Minuten ist der neue Plan hochgeladen und kann auf der Plattform weiterbearbeitet werden.“ Das stelle man sich mal auf Papier vor, meint der Abteilungsleiter. Zudem sei die Plattform sehr transparent, auch der Antragsteller kann beispielsweise die kompletten Stellungnahmen beteiligter Behörden lesen. „Erhalte ich einen Anruf mit einer Frage zu einem Genehmigungsverfahren, kann ich außerdem sofort am Rechner den entsprechenden Vorgang öffnen und mir gemeinsam mit dem Anrufer die Pläne anschauen.“ Ein weiterer großer Vorteil: „Auf der Plattform geht nichts verloren – jede gelöschte Datei wird rechtssicher gespeichert. Man kann sie rekonstruieren und sieht, wann sie entfernt wurde.“ So könne auch im Nachgang noch nachvollzogen werden, welche Pläne sich wie verändert haben.

Praktische Erfahrungen für NRW

2018 rief das nordrhein-westfälische Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung ein Modellprojekt ins Leben, an dem neben den Städten Dortmund, Ennepetal, Köln und Xanten sowie dem Kreis Warendorf auch der Kreis Gütersloh teilnimmt. Ziel ist es, gemeinsame Standards für die digitale Abwicklung von Baugenehmigungsverfahren zu entwickeln und die Digitalisierung voranzutreiben. „Wir sind die einzigen, die dabei umfassende praktische Erfahrungen einbringen können“, unterstreicht Bußwinkel. Das Interesse seiner Abteilung: „Eine Portallösung des Landes, damit für jede Antragstellung eine einheitliche Oberfläche und eine praxisgerechte Authentifizierung gewährleistet ist. Über die Eingangsmaske des Landes wird dann der Antrag automatisch der richtigen Baubehörde zugeordnet.“ Zur Authentifizierung schwebt ihm das Servicekonto.NRW vor. Hat man sich künftig dort registriert, soll man sich mit dieser Kennung auch für andere digitale Verfahren anmelden können. Die bisher zuverlässigste praktizierte Authentifizierung mutet dagegen etwas anachronistisch an: per Fax. Als hoch anfällig hat sich die parallel angewendete elektronische Signatur erwiesen. Die Zahl ihrer Nutzer ist sogar rückläufig.

Isabelle Helmke ist Volontärin Presse- und Öffentlichkeitsarbeit beim Kreis Gütersloh.

https://www.kreis-guetersloh.de

Stichwörter: Fachverfahren, Kreis Gütersloh, Baugenehmigung, Workflow, E-Akte, Dokumenten-Management, ITeBAU, ProBauG