[15.2.2024] Die Gemeinde Augustdorf stellt mit Unterstützung des Dienstleisters Ostwestfalen-Lippe-IT seit dem Jahr 2018 sukzessive auf flexibles Arbeiten um. Mittlerweile können fast alle Beschäftigten im Homeoffice arbeiten.

Die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, steht nun fast allen Mitarbeitenden der Gemeinde Augustdorf offen. Wie die Kommune mitteilt, sind bis auf drei Arbeitsplätze im Einwohnerwesen alle Arbeitsplätze mit Laptops ausgerüstet. Man arbeite darauf hin, dass auch diese Kolleginnen und Kollegen an Tagen, an denen in der Behörde kein Publikumsverkehr herrsche, im Homeoffice arbeiten könnten.
Wie gut Augustdorf bereits ausgestattet ist, fiel nach Angaben von Kämmerer Patrick Herrmann auf, als der IT-Dienstleister Ostwestfalen-Lippe-IT die Zwei-Faktor-Authentifizierung eingeführt habe. „Für andere Kommunen hatte das teilweise Auswirkungen auf die Arbeitsplatzregelungen, bei uns nicht“, sagt Herrmann.

Offene Türen eingerannt

Er ist im Jahr 2018 aus Bünde auf die Kämmererstelle nach Augustdorf gewechselt. Mit der Bedingung, dass Telearbeit möglich sein müsse. Mit der Idee habe er beim Bürgermeister sowie dem IT-Beauftragten der Gemeinde Augustdorf, Heiko Kapelle, offene Türen eingerannt, berichtet Herrmann.
„Seitdem haben wir die PCs nach und nach durch Notebooks ersetzt – immer wenn ein Gerät ausgetauscht werden musste, haben wir einen Laptop angeschafft“, erläutert Kapelle das Vorgehen. Dabei habe man darauf geachtet, leistungsfähige Geräte zu beschaffen – auch das trage zur Akzeptanz bei. Sogar das Bauamt sei vor Ort mit leistungsfähigen Geräten für die aufwendigen CAD-Systeme ausgerüstet.
Einen weiteren Schub erhielt die Modernisierung in Augustdorf durch eine neue Telefonanlage „Seitdem können wir auch über die Telefonlösung Bildschirme teilen, auch das ist eine enorme Arbeitserleichterung“, so Herrmann. „Das Softphone, welches wir einsetzen, ist nicht nur mit den Laptops sondern auch als App auf dem Handy einsetzbar.“

Günstige Beschaffung dank Rahmenverträgen

Die Beschaffung für die unterschiedliche Hardware lief über den IT-Dienstleister Ostwestfalen-Lippe-IT (OWL-IT) – vormals krz –, der über einen Rahmenvertrag unter anderem günstig Notebooks für alle besorgen konnte. „Der Prozess ist von unserem IT-Dienstleister gut begleitet worden – sowohl bei der Beratung, als auch bei Beschaffung und Support“, lobt Kämmerer Patrick Herrmann. „Sogar in der Corona-Zeit hat das hervorragend geklappt“, ergänzt der IT-Beauftragte Heiko Kapelle.
Zu Beginn der Pandemie waren noch nicht alle Rechner gegen Laptops getauscht worden und einige Mitarbeitende mussten mit privaten Rechnern arbeiten. Das Rechenzentrum habe sich aber stark engagiert, um die restlichen Notebooks trotz sehr hoher Nachfrage in dieser Zeit schnell zu beschaffen. Auch die Schulen seien von OWL-IT schnell und zuverlässig mit über 400 iPads beliefert worden.

Weg der Digitalisierung wird weiter beschritten

Sinnvoll und möglich ist die Umstellung auf flexible Arbeitsorte aber nur im Einklang mit der gleichzeitigen Digitalisierung der Gemeinde. Das bedingt auch der Sicherheitsaspekt: Denn Akten können natürlich nicht mit ins Homeoffice genommen werden, sondern müssen für die Nutzung von zu Hause aus in einem Dokumenten-Management-System abgelegt sein. In Augustdorf sorgt etwa der Elektronische Rechnungsworkflow dafür, dass Rechnungsstellungen auch von zu Hause aus erfolgen können. Die von OWL-IT bereitgestellte Lösung für das Behördenpostfach ermöglicht auch im Hoemoffice die Kommunikation mit anderen Ämtern. Ebenso wurde in diesen Zusammenhang das Faxgerät in Augustdorf abgeschafft. OWL-IT sei der Gemeinde bei allen Umsetzungsschritten zur Seite gestanden, sodass die Umstellung auch mit nur einem IT-Fachmann in der Gemeinde gelingen konnte, berichtet Herrmann weiter: „Alleine hätten wir das so nicht aufsetzen können.“
Der Kämmerer ist überzeugt, dass die Möglichkeit von Homeoffice für viele Bewerbende entscheidend sei. „Wir möchten die anderen Kommunen ermutigen, den Weg der Digitalisierung und Flexibilisierung weiterzugehen“, sagt Herrmann. „Und auch wir sind noch nicht am Ende und es stehen noch einige Schritte an, die wir mit der OWL-IT gemeinsam gehen werden.“ (bw)

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Bildquelle: OWL-IT