Ratsinformationssysteme:
iPad statt Papier


[14.4.2014] Die Stadt Villingen-Schwenningen setzt auf digitales Sitzungsmanagement. Im Interview spricht Stefan Assfalg, persönlicher Referent des Oberbürgermeisters, über das RIS-Projekt.

Stefan Assfalg, Stadt Villingen-Schwenningen: Durch das RIS hat sich die Sitzungsvorbereitung grundlegend positiv verändert. Herr Assfalg, seit 2003 kommt in Villingen-Schwenningen ein Ratsinformationssystem (RIS) zum Einsatz. Wie wird es von den Stadträten und Bürgern angenommen?

Vor elf Jahren wurde das Ratsinformationssystem der Firma more! rubin bei der Stadt Villingen-Schwenningen eingeführt, um interne Verwaltungsabläufe zu verbessern und die Transparenz der gemeinderätlichen Arbeit zu erhöhen. Der überwiegende Teil unserer Stadträte nutzt das RIS für die Gremienarbeit, aber auch für die Recherche in früheren Beschlussvorlagen, Protokollen und Beschlüssen. Zudem erhalten wir zahlreiche Rückmeldungen aus der Bürgerschaft, dass sich diese durch das Ratsinformationssystem über die Tagesordnungspunkte der Gremien informieren.

Es folgte die Ausstattung der Räte mit iPads. Wie kommt die neue Technik an?

Im Frühjahr 2012 haben wir bei der Stadtverwaltung Villingen-Schwenningen ein Pilotprojekt gestartet. Nach erfolgreicher Testphase fasste der Gemeinderat einen Grundsatzbeschluss zur Einführung von Tablet-PCs. Seitdem ist es jedem Stadtrat freigestellt, sich für Papier oder für ein iPad zu entscheiden. 60 Prozent unseres Gemeinderats nutzt derzeit ein iPad – und das bei einem Altersdurchschnitt von 63 Jahren. Wir gehen davon aus, dass sich die Zahl der iPad-Nutzer nach der Kommunalwahl nochmals deutlich erhöhen wird.

„Durch die iPad-Einführung haben wir eine enorme Ersparnis an Papier-, Druck- und Portokosten erzielen können.“


Wo sehen Sie die Vorteile der Digitalisierung?

Zunächst in der schnellen sowie der zeitlich und räumlich unabhängigen Verfügbarkeit der Sitzungsunterlagen. Das RIS dient aber zudem als Archiv und Recherche-Pool für frühere Sitzungsunterlagen, sodass man mit einem PC oder dem iPad unterm Arm eigentlich stets ein ganzes Kommunalpolitik-Archiv mit sich führt. Durch die iPad-Einführung haben wir eine enorme Ersparnis an Papier-, Druck- und Portokosten erzielen können. Unsere Amortisationsberechnung hat ergeben, dass sich die Investitionskosten für die Geräte bereits nach 1,4 Jahren ausgleichen.

Wie haben sich die Vorbereitung sowie die Sitzungen selbst verändert?

Durch die Möglichkeit, Gremienvorlagen und entsprechende Anlagen digital in das RIS einzustellen, hat sich die Sitzungsvorbereitung grundlegend positiv verändert. Während der Sitzung können Verwaltung und Gremium in früheren Sitzungsunterlagen recherchieren oder auf die Dokumente anderer Gremien zurückgreifen.

Welche Änderungen sind geplant?

Unser Ziel ist es, den gesamten Gemeinderat mit iPads auszustatten und die Ratsarbeit vollständig zu digitalisieren. Als jüngstes Projekt haben wir die Sitzungsgeldabrechnung digitalisiert. Zusammenfassend kann festgehalten werden: more! rubin ist ein sehr gelungenes Ratsinformationssystem.

Interview: Claudia Schmidtkonz

www.villingen-schwenningen.de
www.more-rubin.de
Dieser Beitrag ist in der April-Ausgabe von Kommune21 im Schwerpunkt Ratsinformationssysteme erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, more! software, Villingen-Schwenningen

Bildquelle: Stadt Villingen-Schwenningen

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