Balingen:
Papierlose Gremienarbeit


[14.2.2018] Komplett papierlos wird die Gremienarbeit der Stadtverwaltung Balingen abgewickelt. Eine Lösung der Firma Somacos inklusive App unterstützt dort bei sämtlichen Aufgaben rund um den Sitzungsdienst.

Seit Mitte 2017 wird die Gremienarbeit der Stadt Balingen papierlos abgewickelt. Wie die Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm (KIRU) mitteilt, haben die 32 Ratsmitglieder jederzeit Zugriff auf alle Vorlagen. Dafür sei auf den für die digitale Gremienarbeit zur Verfügung gestellten Geräten die Mandatos-App von Anbieter Somacos installiert worden. Begonnen habe der Umstieg im Jahr 2014 mit der Einführung des Ratsinformationssystems iiru.Sitzungsmanagement bei der Balinger Stadtverwaltung. Die Lösung der Firma Somacos, auch unter dem Namen Session bekannt, unterstütze bei sämtlichen Aufgaben rund um den Sitzungsdienst. „Wir wollten sowohl unsere Arbeitsabläufe verbessern als auch die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlasten und das Genehmigungsverfahren im Workflow beschleunigen“, berichtet Hauptamtsleiter Markus Beilharz. „Weitere Ziele waren die Bereitstellung der Beratungsunterlagen für die Gremien und die schnelle Information der Bürgerinnen und Bürger über unsere Homepage.“ Nach der Einführungsphase des Sitzungsdiensts und der Umstellung auf den Echtbetrieb Anfang 2015 wurden laut KIRU im Verlauf des Jahres die Tablet-PCs für die Geschäftsstelle des Gemeinderats und dann für die Amtsleiter angeschafft. In einem weiteren Schritt erhielten zunächst die Gemeinderäte und dann die neun Ortsvorsteher in den Stadtteilen die Geräte. Außerdem wurde ihnen eine Schulung für die Arbeit mit der Mandatos-App angeboten. „Durch die Einführung der papierlosen Sitzungen sparen wir jährlich bis zu 6.570 Euro für Druck, Papier, Umschläge sowie Zustellung; und die Papierflut wird endlich eingedämmt“, sagt Hauptamtsleiter Beilharz.

Freiwilliger Umstieg

Für die Arbeit mit der Mandatos-App setzt Balingen Tablet-PCs ein. Wichtige Kriterien bei der Anschaffung der iPad Air 2 waren laut KIRU die stabile Funktion und Sicherheit, die leichte Bedienbarkeit und eine geringe Fehleranfälligkeit. Die Nutzung der Tablets wurde in einer entsprechenden Vereinbarung geregelt, die private Nutzung sei nicht erlaubt. Beilharz: „Der Umstieg auf die papierlose Gremienarbeit war für jedes einzelne Gremienmitglied absolut freiwillig. Wer keine elektronischen Unterlagen wollte, hätte auch künftig Papier bekommen.“
Bei der Balinger Stadtverwaltung werden jährlich zwischen 42 und 46 Sitzungen mit rund 270 Vorlagen bearbeitet. Der Sitzungsdienst sei zentral für den Gemeinderat und die beschließenden Ausschüsse geregelt. Auch für die meisten sonstigen Ausschüsse und Kommissionen sei der Sitzungsdienst bei der Geschäftsstelle Gemeinderat installiert. „Unsere Geschäftsstelle für den Gemeinderat hat 2,5 Beschäftigte, die den kompletten Sitzungsdienst für alle Gremien abwickeln“, erklärt Gabriele Sauter, Sachgebietsleiterin der Geschäftsstelle für den Gemeinderat. „Die einzelnen Fachämter erstellen die Vorlagen. Derzeit sind circa 70 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit den notwendigen Berechtigungen im Sitzungsdienst angelegt.“ Für die neun Ortschaftsräte werden die Vorlagen von der Verwaltung im Sitzungsdienst erstellt, da sie laut KIRU nicht direkt an die Lösung angebunden sind. Alle Vorlagen, auf welche die Anwender über die Mandatos-App Zugriff haben, liegen zentral auf einem Server im Rechenzentrum. Sobald die technischen Voraussetzungen geschaffen sind, sollen laut dem KIRU-Bericht auch die Stadtwerke an den Sitzungsdienst angeschlossen werden. Zu einem späteren Zeitpunkt könnten dann die großen Ortschaftsverwaltungen folgen. (ve)

http://www.balingen.de
http://www.rz-kiru.de
http://somacos.de

Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm (KIRU), Somacos, Balingen, Mandatos-App, iiru.Sitzungsmanagement



Druckversion    PDF     Link mailen



Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich RIS | Sitzungsmanagement
Ratsinformationssysteme: Wandelbare Lösung Bericht
[29.7.2020] Die Verbandsgemeinde Kaisersesch in Rheinland-Pfalz nutzt seit Mitte der 1990er-Jahre die Lösung more! rubin. Mittlerweile ist auch die DiPolis-App fester Bestandteil der digitalen Gremienarbeit. mehr...
Kaisersesch: Räte bekommen Einladungen per Mail.
Friesenheim: Digitale Gremienarbeit mit SD.NET
[8.7.2020] Der Friesenheimer Gemeinderat wird digitalisiert. Noch in diesem Jahr werden die Räte mit iPads ausgestattet. Das Ratsinformationssystem SD.NET soll 2021 in Betrieb genommen werden. mehr...
Rodenberg: Session-Modul Umlaufverfahren im Einsatz
[14.5.2020] Die Ratsarbeit in der Samtgemeinde Rodenberg kann trotz der Beschränkungen aufgrund der Corona-Krise weitergehen. Dafür sorgt unter anderem das neue Session-Modul Umlaufverfahren. mehr...
Pfaffenhofen / Nersingen / Roggenburg: RIS statt Papierstapel
[8.4.2020] Der Einsatz eines Ratsinformationssystems (RIS) hilft Zeit und Kosten zu sparen. In den Gemeinden Pfaffenhofen, Nersingen und Roggenburg hat man diese Vorteile erkannt und will sie nach und nach ausschöpfen. mehr...
Ratsinformationssysteme: 30 Jahre Sternberg Bericht
[25.3.2020] Jan-Christopher Reuscher, einer der drei Geschäftsführer von Sternberg, berichtet anlässlich des 30-jährigen Firmenjubiläums über die Entwicklungen in der Unternehmensstruktur und im Portfolio sowie über den Wunsch nach Vereinfachung und Automatisierung. mehr...
Sternberg-Geschäftsführer Jan-Christopher Reuscher
Suchen...

 Anzeige



Aktuelle Information des Verlags


In Zeiten der Corona-Pandemie werden wir aktuelle Ausgaben von Kommune21 allen Interessierten bis auf weiteres kostenfrei digital zur Verfügung stellen. Weisen Sie bitte auch Ihre Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice auf diese Möglichkeit hin.

Wir haben an dieser Stelle eine Bitte an Sie:
Die gegenwärtige Situation macht einmal mehr deutlich, wie wichtig das Thema Digitalisierung auch in Ihrer Verwaltung, Behörde oder Schule ist. Kommune21 berichtet seit 20 Jahren über alle wichtigen Themen der IT-gestützten Verwaltungsmodernisierung und hilft, die Digitalisierung im Public Sector transparent und besser zu gestalten. Bitte prüfen Sie über Ihre Buchhaltung, ob Sie bereits ein reguläres Abonnement von Kommune21 haben. Wenn nicht, dann freuen wir uns, wenn Sie gerade in diesen Zeiten ein Abonnement in Betracht ziehen. Danke!

Kommune21, Ausgabe 8/2020
Kommune21, Ausgabe 7/2020
Kommune21, Ausgabe 6/2020
Kommune21, Ausgabe 5/2020
Kommune21, Ausgabe 4/2020
Kommune21, Ausgabe 3/2020

SOMACOS GmbH & Co. KG
29410 Salzwedel
SOMACOS GmbH & Co. KG
Aktuelle Meldungen